BAU4all für Bauträger im Ein- und Mehrfamilienhausbau

Technik: von der Kalkulation bis zum Controlling

Im technischen Bereich werden verschiedene Varianten der Schnell- und Detail-Kalkulation (über Kubatur, Elemente/Raumbuch bis hin zu gewerkübergreifenden Leistungsverzeichnissen mit Nutzung eigener, auf den Erkenntnissen realisierter Projekte aufgebauter Preisdatenbanken) zur Verfügung gestellt. Je nach vorliegenden Informationen eignet sich die eine oder andere Variante besser zur schnellen und trotzdem möglichst exakten Ermittlung der Gesamtprojektkosten.

Bei Bedarf wird der komplette Einkaufsprozess inkl. Ausschreibung, Preisspiegel und Auftragsvergabe in BAU4all abgebildet. Auf Basis der Baukalkulation werden bereits die Roh-LVs für die jeweiligen Gewerke generiert und anschließend verfeinert. Der Versand der Leistungsverzeichnisse nebst den gewünschten GAEB-Dateien, Plänen, Grafiken und Vorbemerkungen erfolgt direkt innerhalb des Module okapi4all per Serien-Mail, -Fax oder –Brief. Eingehende Angebote der einzelnen Bieter werden archiviert und im übersichtlichen Preisspiegel zusammen mit hausinternen Preisinformationen (z.B. Kalkulationsgrundlage) gegenübergestellt.

Zur Unterstützung der Vertriebsabteilung können größere Baumaßnahmen in Vertriebseinheiten aufgegliedert und im Vertriebsprozess mit Statusmeldung (z.B. reserviert) gesteuert werden. Für die Vertriebsmitarbeiter wurde eine besondere Oberfläche entwickelt, damit eine einfache Bearbeitung und Veränderung der vorgegebenen Kalkulation (z.B. auch Bemusterung) beim Kunden erfolgen kann ohne dass eine zu tiefe Detaildarstellung den Vertriebler und/oder den Kunden irritieren. Das Ergebnis dieser Veränderung steht dem Kalkulator in seiner Experten-Sichtweise sofort zur Verfügung.

Die Vertrags- und Auftragsabwicklung sowohl der Bauherren- als auch der Subunternehmer-Aufträge wird im BAU4all - Controlling bis hin zu projektbegleitenden Prognose-/Hochrechnungsfunktion exzellent unterstützt. Dabei sind vertragsbezogene Abzugsdefinitionen, u.a. auch § 13b, für die Prüfung der eingehenden Sub-Rechnungen integriert. Die Abrechnung an die Erwerber erfolgt wahlweise nach eigenem Zahlungsplan oder nach der MaBV.

Extreme Zeit- und Kostenersparnis bringt die intensive Unterstützung des Sonderwunschmanagements im BAU4all. In Standard-Sonderwunschkatalogen oder in projektbezogenen Sonderwünschen werden getrennte Kosten- und Beschreibungssichten für die Erwerber gegenüber den betroffenen Subunternehmern geführt. In übersichtlicher Form ist erkennbar, welche Sonderwünsche dem Erwerber bereits angeboten und welche davon bereits beauftragt wurden. Nach Auftragseingang eines Sonderwunsches werden die Grundlagen der Rechnungsstellung an die Erwerber und der späteren Rechnungsprüfung der Sub-Rechnungen automatisch im System angelegt. Eine „vergessene Abrechnung eines Sonderwunsches“ gehört damit der Vergangenheit an.

Die Baustellenergebnisse fließen wieder in den internen Datenpool zurück und stehen damit für anstehende neue Projektkalkulationen zur Verfügung.

Finanzmanagement: alles was das kaufmännische Herz begehrt

Bauträger und Projektentwickler legen einen besonderen Wert auf eine besonders gute Unterstützung der eingesetzten Software für alle kaufmännischen Gesichtspunkte.

Genau hier bietet die BAU4all - Lösung mit den bauspezifischen Elementen im Bereich der Finanzbuchhaltung (Anzahlungsbuchhaltung) und der baustellenbezogenen Kostenrechnung optimale Funktionen für jeden dieser Anwender.

Als besonders effektiv stellte sich die tiefe Integration der technischen und der kaufmännischen Module von BAU4all im Workflow der Rechnungsprüfung heraus. In einem Workflow-Beispiel wird die eingehende Rechnung eines Subunternehmers nach dem Scannen des Originalbeleges vom Sekretariat automatisch in der kaufmännischen Abteilung zur Erfassung im Rechnungseingangsbuch vorgeschlagen und anschließend inkl. Dokumenten-Verknüpfung an den technischen Bearbeiter zur fachlichen Prüfung weitergeleitet (aktive Benachrichtigung). Nach erfolgter Prüfung und Freigabe der Rechnung wird ein Rechnungsbegleitblatt (oder Zahlungsfreigabe) erzeugt, an den Rechnungssteller verschickt und gleichzeitig zur kaufmännischen Abteilung zwecks Buchung und Aufnahme in den Zahlungslauf markiert. Kommentare, Stempel und Prüfvermerke werden parallel zum Originalbeleg archiviert. Tatsächlich geflossene Zahlungen stehen ohne weiteren Aufwand auch dem technischen Bearbeiter zur Einsichtnahme und Auswertung zur Verfügung.

Mahnwesen, Offene-Posten-Verwaltung, Rating-Auswertungen uvm. unterstützen die tägliche Arbeit optimal und ergänzen die kaufmännische Softwarepalette von BAU4all. Datenaustausch mit dem Steuerberater ist kein Problem.

Alle: von der Projektsteuerung bis zur elektronischen Bauakte

Die zentrale Büro-Organisation wird im aktuellen Zeitalter immer wichtiger und unverzichtbar. Mit dem Programm-Modul okapi4all wird innerhalb der Gesamt-Bau-Lösung ein auf den Bau zugeschnittenes Projektsteuerungs- und Archivierungs-System bereitgestellt.

Mit Hilfe von okapi4all fließen alle ein- und ausgehenden E-Mails, Faxe und der Briefverkehr direkt in den zentralen Datenbestand ein und ermöglichen endlich eine durchgängige elektronische Projektakte. Externe Softwareprodukte lassen sich nahtlos in diesen Informationsfluss integrieren.

Fristenmanagement und Vorgänge wie z.B. Gewährleistungs- und Mängelbearbeitung werden innerhalb von okapi4all genial einfach abgebildet. Die direkte und automatische Verbindung von erfolgtem Schriftwechsel und eingehenden E-Mails zu den Vorgängen sparen viel Zeit bei der täglichen Arbeit.

Der enthaltene Bauzeiten- und Ressourcenplan erlaubt sowohl projektbezogene als auch projektübergreifende Sichtweisen in grafischer Darstellung. Dies erleichtert sowohl die Projektsteuerung als auch die Ressourcenplanung von eigenen Mitarbeitern / Abteilungen als auch die Auslastungskontrolle einzelner Subunternehmen.
Die Erfassung und Auswertung der eigenen Aufwendungen projekt-, personen- oder leistungsbezogen runden das Gesamtsystem BAU4all ab.

Hoffentlich konnten wir Ihnen mit diesen Ausführungen Appetit auf unsere Bauträgersoftware machen. Wir würden gerne den Beweis in Form von Online- oder Vor-Ort – Präsentationen antreten. Wir freuen uns auf Ihren Anruf.

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