News und Aktuelles

Wir halten Sie auf dem Laufenden!

sds - Newsletter: Ankündigung Kundentag 2019 in Königswinter

Kundentag in Königswinter - SAVE THE DATE 21.11.2019


Mit unserem langjährigen Partner der Firma Höhne veranstalten wir am Donnerstag, den 21.11.2019 unseren diesjährigen Kundentag.
Als Veranstaltungsort haben wir das Maritim Hotel in Königswinter bei Bonn gewählt.

Die intensive, vorangegangene Entwicklungsphase brachte viele Verbesserungen und Erneuerungen im BAU4all, sowohl im technischen wie im kaufmännischen und organisatorischen Teil unserer Softwarelösung.
Gerne präsentieren wir Ihnen viele Informationen rund um unsere Weiterentwicklungen und unser gesamtes Programmportfolio.

Daneben gibt es Zeit und Raum, auf Ihre Wünsche eingehen zu können. Somit können Sie den Weiterentwicklungsprozess aktiv mitgestalten.
Ein Get-Together am Ende des Tages rundet das Programm ab.

Nutzen Sie den Tag und treten Sie mit uns und unseren Partnern in den Dialog. Es wird genügend Raum und Möglichkeit geben, mit unseren Mitarbeitern ins Gespräch zu kommen und über Veränderungen in unserer Software zu diskutieren.
Wir freuen uns auf Ihr zahlreiches Erscheinen und sehen einem informativen Tag mit Freude entgegen.

 

 

sds - Newsletter: Ausblick auf einige der neuen Funktionen im kommenden Update


Erweitertes Wartungsangebot

Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der Software aus dem Hause sds bieten wir eine erweiterte Wartung für Individualentwicklung, Formular- und Layoutanpassungen an. Die Erfahrung der vergangenen Jahre hat deutlich gezeigt, dass ein derartiges Angebot längst überfällig ist.
Diese Wartung beinhaltet die Sicherung der Betriebsbereitschaft der individuellen Anpassung nach Änderungen in der sds-Standard-Software. Zu diesen Änderungen zählen Erweiterungen und Veränderungen in der Datenbankstruktur, die notwendigen Anpassungen resultierend aus den gängigen Mircosoft Updates, der Betriebssystemwechsel und die Beibehaltung und Sicherstellung der technischen Sicherheit (z.B. bei der Verschlüsselung der Daten im Übertragungsprotokoll einer Schnittstelle). Individual-Software erfordert stetige Wartung, Pflege und Weiterentwicklung. Die Individualsoftware ist stets auf vorgegebene, spezifische  Verwendungszwecke beim Kunden zugeschnitten und angepasst.

Formulare - Automatische Aktualisierung
Druck-, EMail-Formulare und -Layouts sind ein zentraler Bestandteil von BAU4all und okapi4all.   
Standard- und kundenspezifische Formulare unterliegen der ständigen Aktualisierung. Die manuelle Installation der aktualisierten Formulare war bisher Aufgabe des Systembetreuers oder des sds-Supports.
Der sds-FormularUpdater ist ein neues Tool, dass diese Arbeit vereinfachen und automatisieren soll.
  
Nach Installation des Tools durch den sds-Support - bitte kontaktieren - genügt ein Klick auf die installierte Verknüpfung. Der Updater zeigt alle neuen Standard- und Kundenformulare an und ermöglicht die automatische Installation ohne weiteren Aufwand.

Kontakte - Suche nach Stichworten in Dokumenten
Die Stichwortsuche in okapi4all wurde wesentlich erweitert. Mit der neuen Version wird die bekannte Stichwortsuche auch in anhängenden Dokumenten durchgeführt, d.h. ein gefundenes Stichwort im Anhang führt zu einem Treffer und der Kontakt nebst Anhang wird als Suchergebnis ausgewiesen.
Gesucht wird i.d.R. wenigstens in Office- und Text- Dateien, es sind aber auch andere Dateitypen einstellbar. Reine Bilddateien wie Bilder oder auch gepackte Dateien werden nicht durchsucht. PDF-Dateien sind auch durchsuchbar, wenn sie über einen PDF-Druck erstellt wurden, oder wenn sie als Text-PDF gespeichert wurden (z.B. bei OCR-Erkennung nach dem Scan). Eingescannte PDFs ohne OCR-Erkennung können nicht durchsucht werden.  
Die Indizierung der Textfragmente aus den Dateianhängen für die Schnellsuche erfolgt mittels Serveragent über Nacht.
Umfangreiche Tests haben ergeben, dass die Stichwortsuche auch über sehr große Dokumentenarchive (mehrere Millionen Dokumente) sehr schnell ist (wenige Sekunden).

Tipp!
Neben dem Langtextfeld im Kontaktfilter steht die Option -Dokumentensuche-. Ist diese angehakt und grau, dann ist die Dokumentensuche bereits konfiguriert und wird automatisch bei jeder Langtextsuche mit einbezogen. Ist die Option nicht angehakt - wurde die Dokumentensuche noch nicht konfiguriert, es wird nur über den Langtext gesucht.
Die Konfiguration der Dokumentensuche wird von Ihrem Systembetreuer oder vom sds-Support gern erledigt.

Neues Splittverfahren
Die bisherige Splittfunktion wurde in der Form erweitert, dass eingehende Generalunternehmer-Leistungsverzeichnisse in Vergabeeinheiten aufgeteilt werden können unter Mitnahme der Hierarchieüberschriften und der Vorbemerkungen aus dem Ursprungs-LV.
Durch diese Erweiterung sind in den neu erzeugten Preisanfrage-Leistungsverzeichnissen die Original-Positionsnummern inkl. der zugehörigen Hierarchiestufen (Herkunft wie z.B. Losüberschrift) sichtbar. Dadurch wird der Aufwand beim Export der Anfragen per GAEB wesentlich verringert.

Die bisherige Splittfunktion „Gruppieren“ wird weiterhin für die Aufgliederung eigener Kalkulationen (Elemente, Raumbücher, Sonderwünsche) in die verwendeten Kostenanteile genutzt.
Die neue Splittfunktion „Kopieren“ dient der Aufgliederung von extern vorgegebenen, großen Generalunternehmer-Leistungsverzeichnissen in die Einzel-Handwerker-LVs.


Wussten Sie schon........?
Mittels Tapi-Treiber kann okapi4all mit Ihrer Telefonanlage verbunden werden.
Vorteil: es wird -wenn gewünscht- automatisch eine Telefonnotiz mit Gesprächspartnerinformationen und Gesprächsdauer  generiert. Diese kann dann um den Gesprächsinhalt erweitert und ergänzt werden.
Ergebnis: vollständige lückenlose Dokumentation.

 

 

sds - Newsletter: Support-Hotline / neue Telefonanlage

Unsere neue Telefonanlage:

Zwischenzeitlich sind die wesentlichen Arbeiten um die Installation und Betriebsaufnahme der neuen Telefonanlage abgeschlossen. Neben einem neuen Sprachdialogsystem erlaubt die moderne IP-Telefonie (VoIP; englisch: voice over internet protocol) auch die Integration von Mobiltelefonen. Eingehende Telefonate im Support oder Vertrieb werden bei Bedarf sowohl auf dem Festgerät als auch auf dem mobilen Endgerät signalisiert. Durch die direkte Verbindung zwischen okapi4all und der Telefonanlage werden alle eingehenden und ausgehenden Telefonate automatisch zur Protokollierung vorgeschlagen.

Das neue Sprachdialogsystem sichert unseren Kunden eine schnelle und zielgerichtete Hilfe im Bedarfsfall. Mit der Anwahl von 06592 930 110 gelangt der Anrufer zum Sammelanschluss (SAS) der sds-Hotline.
Hier wird er aufgefordert, aus dem dreigeteilten Menü (siehe Grafik) 
1. Anwendersupport,
2. technischer Support
3. Notfall/Systemausfall
die für Ihn passende Kategorie auszuwählen. Mit der Eingabe des entsprechenden Kürzels findet eine Weiterleitung an den zuständigen Mitarbeiter statt. Wir von sds hoffen, die Wartezeiten gegenüber der Anwahl unseres Sekretariats damit deutlich zu verkürzen.

 

 

sds - Newsletter: neue Mitarbeiter bei sds

 

Unser neuer Kollege im Support Christian Diederichs

Seit Beginn April 2019 unterstützt unser neuer Kollege, Herr Christian Diederichs, den Anwender-Support von sds. Zu seinem Start in unserem Hause  wünschen wir Ihm alles Gute und freuen uns auf die gemeinsame Zusammenarbeit.

Nach mehrjähriger Erfahrung im First-und Secondlevel-Support in der IT-Organisation der Sparkasse Mittelmosel, steht Ihnen nun Herr Christian Diederichs für Anwenderfragen rund um die Produkte Okapi4all und BAU4all zur Verfügung. Herr Diederichs stellt eine große Bereicherung für das Team, sowohl in fachlicher, als auch menschlicher Hinsicht, dar. Unsere Mitarbeiter sind entscheidend für die Qualität unserer Dienstleistung, deshalb sind wir sehr froh, dass Herr Diederichs sich für uns als Arbeitgeber entschieden hat.  Herrn Diederichs erreichen Sie per e-Mail unter support@bau4all.de.



Unser neuer Auszubildender Sven Weiler

Wir dürfen zum 1. August unseren neuen Auszubildenden recht herzlich im Hause der sds-Unternehmensgruppe begrüßen und Ihnen bereits heute vorstellen.
Der junge Kollege Sven Weiler beginnt seine Ausbildung als IT-Kaufmann für die kommenden drei Jahre.

Jede Ausbildung verläuft in einem dualen System, damit weder die Praxis noch die Theorie zu kurz kommen. Ihre Chancen übernommen zu werden stehen sehr gut, da die sds-Unternehmensgruppe bekanntlich jedem ausgelernten Auszubildenden einen Arbeitsplatz anbietet. Das vorangegangene Fachabitur mit dem ergänzenden Abschluss zum "staatl. gepr. Assistent für Handel und e-Commerce" hat Sven Weiler mit Bravour abgeschlossen. Der Nachwuchs hat im Hause sds einen hohen Stellenwert, deshalb stellen wir stets Ausbildungsplätze für den kaufmännischen und technischen Bereich zur Verfügung. sds  möchte, dass sich die Auszubildenden wohlfühlen - erwartet dennoch, dass sie motiviert und zielstrebig gute Leistungen im Betrieb und in der Berufsschule erbringen.

sds - Newsletter: der Start

Mit dem neuen sds-Newsletter möchten wir unsere Kunden künftig stetig und regelmäßig mit aktuellen Neuigkeiten versorgen!

Dieser wird bauspezifische Informationen, technische Neuerungen und Anwendertipps enthalten. Neben den genannten Themen werden wir auch über Aktuelles im Unternehmen, der Region und besondere Ereignisse berichten. Stets darauf bedacht, unsere Kunden "auf dem Laufenden" zu halten.

Der Newsletter wird zyklisch alle 6 bis 8 Wochen erscheinen. Geplante Themen sind die neue Android okapi-App, der Kundentag im IV. Quartal, Neuigkeiten aus der Entwicklung uvm..

Ein besonderes Anliegen ist es uns, Tipps den Usern anhand zu geben um Ihr eigenes Handling effektiver und zielorientierter zu gestalten.

Zusätzlich möchten wir unseren Kunden/Anwendern, insbesondere deren Administratoren, kontinuierlich aktuelle Informationen vermitteln, die sie beim Umgang mit BAU4all und okapi4all unterstützen. Die Inhalte werden das gesamte Spektrum über Server, Client, Dienste, Installation und Pflege, usw. erläutern und transparent aufzeigen. Selbstverständlich sind Rückfragen und Anregungen stets willkommen.

Der Vertrieb wird Informationen über automatisierte Arbeitsprozesse, erweiterte Schnittstellen  und Neuerungen bei den Modulen publizieren.  Für eine Vielzahl unserer Kunden ist auch die in der Planung befindliche Schnittstelle zu den einschlägigen Immobilien-Portalen von Wichtigkeit - wir werden zeitnah informieren.

Unsere Schulungsabteilung wird über Neuerungen informieren - neben der Aktualisierung der Handbücher ist eine Beschreibung für den Schnelleinstieg geplant.

Das Consulting wird über Optimierungen interner Arbeitsabläufe (z.B. Rechnungsworkflow), Verfahren und Vorgehen aus der Praxis berichten. Diese Tipps sollen unseren Anwendern helfen, die gesamte sds-Suite noch effizienter und nutzbringender einzusetzen. Oftmals entstehen Ideen für organisatorische Abläufe nur durch kontrovers geführte Diskussionen - das Haus sds ist stets dazu bereit.

okapi4all jetzt auch mit App

Pünktlich zur BAU-Messe hat unsere Entwicklung die erste okapi-App für die Android-Betriebssystemumgebung (IOS folgt) fertig gestellt.

Somit ist es nun möglich, Mail´s aus der direkten okapi-Umgebung via Handy zu empfangen, zu verschicken und zu verschlagworten inkl. Projektzuordnung. Wichtig in diesem Zusammenhang ist - es werden keine Daten auf dem PDA / Handy gespeichert. Die bekannten Ordnungskriterien "Neue Nachrichten", "Eingang", "Ausgang", "Entwurf" und  "Versand" finden analog der PC - Umgebung Anwendung. Selbiges gilt für das Sortieren der Ergebnisse nach "Adresse", "Datum", "Mitarbeiter", "Ansprechpartner".

Somit ist ein weiterer Meilenstein auf dem beschwerlichen Weg der Effizienzsteigerungen erreicht.

            Information und Transparenz auch mobil!

Die 1te Installation auf Handy kann per Scannen QR-Code oder per manuellem Download erfolgen.

Selbstverständlich stehen wir Ihnen gerne für Rückfragen und eine detaillierte Präsentation zur Verfügung.


Nachlese zur Ausstellung auf der BAU-Messe in München

auch auf der in diesem Jahr stattgefundenen BAU-2019, der Weltleitmesse für Architektur, Materialien und Systeme rund um den Bau stellten wir unsere professionelle Softwareprodukte BAU4all und okapi4all aus.

Die BAU-2019 fand vom 14. bis zum 19. Januar 2019 in München auf dem Messegelände statt.

Die BAU-Messe wird im Zwei-Jahres-Rhythmus durchgeführt und bildet das wichtigste Ereignis der europäischen Bauwirtschaft.

Viele Bestandskunden und viele neue Interessenten nutzten die Gelegenheit und informierten sich über die immensen Zeit – Einsparpotentiale, die mit dem Einsatz unserer innovativen, praxiserprobten Software erzielbar sind.

(Foto: Messe München)

DSGVO - die neue Datenschutz-Grundverordnung

Am 25.05.2018 trat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-Neu) in Kraft. Die Einführung der DSGVO und des BDSG-Neu hat weitreichenden Einfluss auf die betriebsinterne Datenverarbeitung.

Mit Bau4all und okapi4all sind Sie als unsere Anwender gut gerüstet!

Gerade das Dokumentenarchiv von okapi4all ist aufgrund seiner klaren Struktur ideal, um die Anforderungen der DSGVO mit minimalem Aufwand und hoher Sicherheit zu gewährleisten. Vor allem garantiert okapi4all bei durchgängiger Anwendung die Verfügbarkeit und Unveränderlichkeit des kompletten Unternehmensmailverkehrs. Weiterhin wird die Weiterleitung von E-Mails unveränderlich protokolliert. Nur so können u.g. Anforderungen überhaupt verlässlich erfüllt werden.

Durch die konsequente Verknüpfungsphilosophie von Bau4all / okapi4all würde alleine das Löschen einer Adresse schon die Anonymisierung aller zu dieser Adresse gehörenden Kontakte / Dokumente zur Folge haben.

Das Wichtigste im Überblick:

Art. 13 - Informationspflicht
Hier genügt ein Vorlagekontakt, der entsprechend als E-Mail / Brief zu versenden ist. Die Vorlage kann selbst hinterlegt werden

Art. 15 - Auskunftsrecht
Alle zur Adresse gespeicherten Kontakte (E-Mail, Fax, Anschreiben, Aktennotizen, usw.) können im standardisierten EML-Format exportiert und an den Adressaten zugestellt werden. Dieser kann die EML-Dateien mit allen gängigen E-Mail-Clients einlesen.
Der Export kann aus Datenschutzgründen nur vom Administrator ausgeführt werden.

Art. 17 - Recht auf Löschung
Alle Kontakte zur Adresse können leicht selektiert und zur Löschung markiert werden (Stapelzuweisung). Hierbei muss der Anwender die DSGVO-Randbedingungen beachten (z.B. Aufbewahrungsfristen, etc.). Das Löschen kann dann ebenfalls im Stapel erfolgen.
Die Löschung nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen kann über das okapi-Fristenmanagement (incl. Vertretungsregelung und automatischer Eskalierung) gewährleistet werden.
Nach dem Löschen aller Kontakte wird als letztes die Adresse selbst gelöscht. Hiermit werden auch alle weiteren Daten (Projekte, Aufträge, ...) anonymisiert.
Das Löschen ist im Sinne eines änderungsgeschützten DMS-Systems nur mit Administratorrechten möglich.

Art. 18 - Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Kontakte können per Vergabe von Leserechten sichtgeschützt werden, d.h. sie sind nur noch für den Administrator sichtbar und somit nicht mehr verarbeitbar.

Art. 20 - Recht auf Datenübertragbarkeit
siehe Art. 15 - gleiche Vorgehensweise.


Zusammenfassend sei gesagt, dass gerade das Löschen von Daten auf Anforderung aufgrund der Vielzahl an vorgesehenen Ausnahmen (Aufbewahrungsfristen, Gewährleistungsfristen, Rechtsfälle, ...) aus heutiger Sicht nicht vollständig automatisiert werden kann. Hier ist immer die Entscheidung des Verantwortlichen Voraussetzung für die Löschung. okapi4all kann lediglich im Rahmen seines ausgefeilten Fristenmanagements für eine verlässliche Erledigung sorgen. Sollten zukünftige Ausführungsrichtlinien zur DSGVO die Automatisierung ermöglichen wird sds entsprechende Möglichkeiten in zukünftigen Programmversionen schaffen.


Wir empfehlen einen gemeinsamen Termin mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, um die nötigen Prozesse zur DSGVO und die Realisierung der Anforderungen, abgestimmt auf Ihr Unternehmen, zu besprechen und zu verabschieden:

Umgang mit individuellen Zusatzfeldern des Kunden und dessen Inhalt muss abgestimmt werden
was ist mit Datensicherungen, die vom Kunden durchgeführt werden - wie ist damit umzugehen
wie ist mit verteilten Datenbeständen - z.B. durch Synchronisation - umzugehen
wie sind die notwendigen Verfahrensschritte sicherzustellen (wer macht - wann - was) - Definition von Eskalationsstufen, Wiedervorlagen usw.
gemeinsame Abstimmung einer verbindlichen Verfahrensbeschreibung

Sind die Vorgehensweisen endgültig abgestimmt, schließt sich sinnvollerweise eine sds-Schulung für die handelnden Anwender an.

Gerne erhalten Sie weitere Auskünfte von sds, melden Sie sich hierfür bitte bei Herrn Junemann oder Herrn Rudolf Schmitz.