News und Aktuelles

Wir halten Sie auf dem Laufenden!

sds - Newsletter Januar 2024

Entwicklungsausblick 2024

Zu den wesentlichen Neuerungen des Upgrades 2024

1. neue Oberfläche SF-Controlling mit umfangreichen Erweiterungen

Die Implementierung der aktuellen Oberfläche für SF-Controlling ist bereits abgeschlossen. 

 

Einige funktionale Änderungen sind ebenfalls bereits implementiert...

  • Integrierte Dokumentenvorschau für Aufträge und Rechnungen bereits im Hauptfenster (Übersicht)
  • Kopieren von Aufträgen und Rechnungen in andere Budgetäste
  • Nachträgliche Änderung der Budgetzuordnung von Aufträgen
  • Zusatzfelder für Rechnungen
  • Individuelle Spalteneinstellung und -sortierung
  • und einiges mehr...

Weitere fest eingeplante Änderungen:

  • komfortable Budgetanpassung - auch über mehrere Ebenen
  • Implementierung verschiedener Nachtragsarten
  • Budgetverknüpfung mit LV-basierendem Angebot
  • Auftragsverknüpfung mit Auftrags-LV
  • Rechnungsverknüpfung mit mengenbasierender (Prüf-)Rechnung

 

2. konsequente Integration von okapi4all mit Outlook & Co.

okapi4all wird auch zukünftig nicht durch Outook etc. ersetzt werden, Ziel ist vielmehr für unterschiedliche Anwendungsfälle Microsoftprodukte eng an okapi4all anzubinden, um die Vorteile beider Systeme zu nutzen.

 

Implementiert sind bereits folgende Möglichkeiten:

  • vollautomatischer Abgleich von Adressen mit Active Directory von Microsoft, sodass die okapi4all -Adressen in allen Microsoftprodukten (Word, Excel, Outlook, Teams) verfügbar sind
  • vollautomatischer Abgleich von Terminen und Termineinladungen mit MS-Exchange. Hierdurch können Termine sowohl in Outlook / Teams als  auch in okapi4all erfasst werden und stehen den Anwendern beider Welten zur Verfügung

Hinzu kommt nun in Kürze:

  • die enge Anbindung von MS-Outlook. 
  • Über okapi4all -Add-Ins in Outlook wird ermöglicht, mit Outlook den Mailverkehr zu erledigen und trotzdem - per Klick - die entsprechenden Ein- und Ausgangsmails Projekten zuzuordnen und in okapi4all zu archivieren.
  • Die Recherche / Suche im okapi4all -Dokumentenarchiv kann direkt aus einem beliebigen Browser oder aus Outlook mailkontoübergreifend genutzt werden

 
Somit ist es möglich, dass Anwendergruppen, die hauptsächlich den EMail-Verkehr und die Terminverwaltung benötigen, vollständig mit den Microsoft-Produkten arbeiten können - ohne auf die Vorteile von okapi4all (Zusammenfassen von Mails, postfachübergreifende Recherche, zentraler Adressbestand, digitale Workflows usw.) verzichten zu müssen.

Wichtig hierbei!
Wer mit Outlook und wer mit okapi4all Mails verschickt ist flexibel steuerbar. Die Entscheidung liegt bei unseren Kunden und deren Anwendern.
Es wird kein "Entweder Oder" geben, beide Welten funktionieren nebeneinander in der gleichen Installation.

 

3. viele weitere Detailänderungen

  • aktuelle Oberfläche für Direktfakturierung, Vertriebssteuerung und Lieferschein- / Rechnungskontrolle
  • Erweiterung bestehender Fibu-Schnittstellen durch Möglichkeit automatischer Stornierungen
  • Belegnummerngenerator für alle Rechnungstypen
  • Optimierungen des E-Mail-Ein- und Ausgangs
  • projekt- und firmenabhängige Signaturen für E-Mail-Ausgang
  • Implementierung von Projektansprechpartnern
  • Erweiterung und Optimierung von digitalen Workflows
  • und einiges mehr ...

Das 1. Upgrade 2024 wird voraussichtlich im August 2024 freigegeben, so der derzeitige Entwicklungsplan. Voraussichtlich enthalten sind hierin die oben beschriebenen Schwerpunkte 1. und 2. und viele kleinere Änderungen.

Wer ergänzende Fragen zu den Themen hat, meldet sich gerne im sds-Anwendersupport. Nötigenfalls werden wir Details auch per Online-Sitzung näher erläutern.

4. Webinare und Seminare

Die Termine für unsere kommenden Webinare und Seminare finden Sie auf unserer Website unter www.bau4all.de.

Dort können Sie sich auch direkt anmelden und weitere Informationen zu den einzelnen Schulungsveranstaltungen erhalten. Bitte beachten Sie, dass die Plätze begrenzt sind. Daher empfehlen wir Ihnen, sich frühzeitig anzumelden, um sich Ihren Platz zu sichern.

Zusätzliche Termine sind nach vorheriger Absprache möglich; sprechen Sie uns gerne an. 

Wir freuen uns auf Ihre Anmeldungen und wünschen Ihnen und Ihren Kollegen einen erfolgreichen Start ins neue Jahr.

 

5. Wussten Sie schon ....

Diesmal möchten wir Ihnen bei „Wussten Sie schon?" eine neue Standardauswertung aus dem Bereich der Projektkostenerfassung vorstellen. 

Mit dem Modul Projektkostenerfassung haben Sie die Möglichkeit eine Erfassung von Zeit- und Kostenaufwendungen für Projekte vorzunehmen1. Diese Daten können dann nach Person, Projekt, Teilprojekt (Vorgang) und Kostenart / Arbeitsschlüssel aufgeschlüsselt werden. Wahlweise dient das Modul auch als Journalerfassung oder Zentralerfassung für die eigenen Mitarbeiter. Optional wäre auch eine Ausgangsschnittstelle zur Lohn- und Gehalt-Software und eine Eingangsschnittstelle aus der Betriebsbuchhaltung möglich.

Das neue Standardformular (ornskostexc), eine Excel-Auswertung, haben wir auf Grund einer Kundenanregung erstellt. Damit haben Sie nun deutlich mehr Informationen und Möglichkeiten, die Projektkosten auszuwerten, zu filtern und durch eine integrierte Pivot-Tabelle darzustellen.

Über unseren sds-Formular-Updater können Sie bequem das neue Formular herunterladen. Anschließend müssen Sie nur noch die passende Druckvariante anlegen2 und schon steht Ihnen die neue Auswertungsmöglichkeit zur Verfügung.


Allgemeine Formularbeschreibung:
Starten aus:
Das Formular (Druckvariante) wird aus einem Kontaktfilter mit Kosteneinträgen gestartet, d.h. sie benötigen einen Kontaktfilter über den Sie zunächst die gewünschten Kosten selektieren.

 

Auswertung:
Es werden alle Kosteneinträge aus dem Kontaktfilter, in dem man sich gerade befindet, ausgegeben (siehe oben).
Ein Kosteneintrag (Kontakt) muss mindestens ein Kennwort mit den Eigenschaften "Zeiterfassung" oder "Kostenerfassung" enthalten (siehe Kennwortstamm).
Alle Kosteneinträge werden einzeln im Blatt "Datenquelle" aufgelistet (unformatiert). Daneben gibt es zwei weitere Excel- Sheets, mit je einer Pivot-Tabelle (einmal Kosten je Projekt je Kostenart und einmal Stunden je Person je Tag).


So sieht das Excel Sheet „Kostenübersicht“ aus:

 

Durch die Pivotfunktion können Sie interaktiv weitere Auswertungskriterien hinzufügen, hier z.B. die Person…

 

So sieht das Excel Sheet „Stunden je Tag“ aus:

 

Spalten (in Datenquelle):
"Projekt" - Projektkey
"Datum" - Datum ohne Uhrzeit
"Person" - Person
"Art" - Kennwort (Kostenart)
"Stunden" - eingetragene Stunden
"Personalkosten" - Stunden * Stundensatz aus Personenstamm
"Nebenkosten" - eingetragene Kosten
"Gesamtkosten" - Summe Personalkosten und Nebenkosten

1) Nähere Informationen zur Bedienung des Modul können Sie dem FAQ-Beitrag mit der Nr. 1120 entnehmen.
2) Wie sie eine Druckvariante einrichten können erfahren Sie in unserem FAQ-Beitrag mit der Nr. 1054.
 


 

sds - Newsletter März 2023

1. Erleben Sie unsere neuesten Softwarefunktionen von sds und Höhne auf der BAU-2023 in München

Die Zeit ist gekommen, um aufgeschobene Optimierungsideen, wie zum Beispiel die Verbesserung der internen Organisation und Projektsteuerung, wieder aufzugreifen! Wir helfen Ihnen gerne bei der Umsetzung und beim Legen der Grundlagen für ein effizientes Kosten- und Zeitmanagement, um den heutigen und zukünftigen Anforderungen in einem harten Markt gewachsen zu sein!

Bei dieser Aufgabe unterstützt unser okapi4all Sie in den Bereichen Projektsteuerung, -dokumentation (-archivierung) und Kommunikation. Die bewährten Module innerhalb von BAU4all zur technischen und kaufmännischen Begleitung von Bauprojekten stehen natürlich nach wie vor für Sie bereit.

In einem persönlichen Gespräch können Sie sich von der Qualität und den Vorteilen unserer Produkte überzeugen. Besuchen Sie uns vom 17. bis zum 22. April auf der Messe BAU-2023 (Halle C5, Stand 604) in München -  es lohnt sich!

Gerne reservieren wir für Sie einen Termin, damit wir uns in aller Ruhe unterhalten können. Rufen Sie uns an oder noch besser, schicken Sie uns eine E-Mail mit Ihrem Terminwunsch.

Wir freuen uns besonders auf Ihren Besuch!
Bitte wenden Sie sich an unseren Vertrieb unter vertrieb@BAU4all.de

 

2. Entwicklung

Farbprofile / Design
Farben sind subjektiv, soviel ist sicher. Um jedem Anwender ein angenehmes Farbgefühl bieten zu können, haben wir sogenannte Farbprofile implementiert.
Um den Einstieg in die Farbprofile zu erleichtern, werden 3 Standard-Farbprofile im Auslieferungsumfang des aktuellen Upgrades mitgeliefert.

 

Beim Start von BAU4all / okapi4all kann das gewünschte Farbprofil ausgewählt werden. Von der Farbänderung betroffen sind fast alle Elemente des Systems, wie z.B. Toolbar, Menü, Spaltenüberschriften, Info- und Änderungsfelder und vieles mehr.

Zwei Beispiele ...

Unsere Kunden können über den sds-ini-Konfigurator weitere, individuelle Farbprofile erstellen. Wie das geht - der sds-Anwendersupport hilft gerne bei den ersten Schritten.


PDF-Viewer mit Signaturen / Einbettung
PDF-Dokumente ansehen, kommentieren, signieren, Bilder als PDF speichern und vieles mehr - das sind die Möglichkeiten des neu implementierten PDF-Xchange-Viewers.

Der Viewer ist vollständig in okapi4all integriert und ermöglicht die Vorschau und Kommentierung von PDF-Dateien. Dabei bleibt die Original-PDF-Datei unverändert, die kommentierte Fassung wird zusätzlich archiviert. Der Umfang ist vergleichbar mit den Möglichkeiten entsprechender, kostenpflichtiger Acrobat-Produkte - zusätzliche Lizenzkosten fallen keine an.

Neu in der Implementierung sind zusätzliche Funktionalitäten, wie digitale Signatur der PDF, das Einbetten von Kommentierungen (Unveränderlichkeit) und die OCR-Schrifterkennung.

Okapi4all und eine professionelle PDF-Ansicht und -Bearbeitung - ideal zum Austausch von Anmerkungen bei Vertragsständen, Rechnungsprüfungen, Auftragserteilungen - intern und mit externen Partnern.


3. Neuerungen im Mängelmanagementprozess und Mängelformular

Bisher war unser Standard Mängelmanagementprozess so ausgelegt, dass pro Aufgabe jeweils ein Mangel verwaltet werden konnte. Wir haben diesen Prozess sowie auch das dazugehörige Formular erweitert, wodurch nun mehrere Mängel pro Aufgabe erfasst werden können. Folgende Neuerungen wurden umgesetzt:

  • Mängel im Aufgaben-Grid erfassen
  • Weitere Zusatzfelder für die Mangel-Langbeschreibung
  • Wechsel der Zusatzfelder für die Archivierung der Mangelanzeige
  • Hinterlegung eigener Vorlage-Texte für den Mangel-Kontakt

Nähere Informationen finden Sie auf unserer FAQ-Seite unter der ID-Nummer 1134.

Die FAQ-Seite können Sie über das BAU4all –Hauptmenü öffnen.

 

4. Flexibles Umlageverfahren Endsummenkalkulation

In der Standard Funktion haben Sie die Möglichkeit, Umlagepositionen zu erfassen, die auf markierte Einheitspreise Ihres LV umgelegt werden. Hierbei wird keine Unterscheidung der hinterlegten Kostenarten oder Kalkulationsansätze vorgenommen.

Bei der Nutzung entsprechender Endsummenblätter (wie z.B. sds_EFB-221+2) haben Sie die Möglichkeit, die Summe der Umlage gezielt auf einzelne Kostenarten prozentual zu verteilen. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre Umlage individueller aufzuteilen und eine deutlich feinere Kalkulation zu erstellen mit der zusätzlichen Möglichkeit, nach EFB-221 oder EFB-222 ein Angebot abgeben zu können.


5. Wussten Sie schon?

Tagespostbearbeitung Teil 2 - die E-Mail
Heutzutage wird man im Büroalltag mit einer Flut an E-Mails konfrontiert. Diese Flut in den Griff zu bekommen, ist nicht leicht, da kann der Überblick schnell verloren gehen. Durch die ausgeklügelte Verschlagwortungsphilosophie von okapi4all stehen Ihnen alle Werkzeuge eines modernen Dokumentenmanagements zur Verfügung, damit die Flut nicht überhand gewinnt und Sie weiterhin die volle Übersicht über Ihre E-Mails und sonstigen Kontakte behalten.

Nähere Informationen finden Sie auf unserer FAQ-Seite unter der ID-Nummer 1135.

Die FAQ-Seite können Sie über das BAU4all –Hauptmenü öffnen.

FAQ
Unser FAQ steht Ihnen bei Fragen rund um Okapi4all und Bau4all zur Verfügung. Unter der Seite https://faq.sds4all.de haben wir eine Sammlung von häufig gestellten Fragen zusammengetragen. Der einfachste Weg zu unserem FAQ-System ist über das sds-Hauptfenster. Im unteren Bereich befindet sich das Hilfecenter. Hier können Sie bequem per Doppelklick auf den Punkt „Häufig gestellte Fragen FAQ“ klicken. Dieses FAQ wird von unseren Mitarbeitern kontinuierlich gepflegt und erweitert. Hier haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Modulen oder auch Schlagwörtern zu Ihren Fragen zu suchen.


Supportformular
Das Supportformular soll Ihnen das schriftliche Melden von Fehlern, Fragen und Anregungen erleichtern und komfortabler machen.

Das Online-Supportformular können Sie ebenfalls über das Hilfecenter im Hauptfenster aufrufen („Supportanfrage stellen“) . Hier gelangen Sie per Doppelklick auf die Seite „https://support.sds4all.de“. Bei der Nutzung aus dem Hilfecenter werden automatisch Informationen aus Ihrem Nutzerprofil übergeben. Die Nutzung des Supportformulars ist die effizienteste und einfachste Art, schriftliche Anfragen an den sds Kunden-Support zu stellen, da viele Rückfragen (wie z.B. die verwendete Programmversion) entfallen. Wir bitten Sie daher, Ihre schriftlichen Anfragen an den Support immer über diesen Weg zu stellen. Die telefonische Support-Hotline steht Ihnen selbstverständlich weiterhin wie gewohnt zur Verfügung.

 

webinare
Diese Inhalte werden ausschließlich online abgebildet. Es soll in den Inhalten nicht um kundenspezifische Anpassungen gehen, sondern um die detaillierte Beschreibung aller Funktionen und Möglichkeiten der einzelnen Programmfeatures. Dazu wird Ihnen ein entsprechendes Handout nach der Teilnahme eines webinars zur Verfügung gestellt. Ein Beispiel für ein webinar könnte das Thema „Adressen“ bilden. Es werden alle Inhalte von der Anlage bis zur Suche vermittelt.

Wir werden die Termine mit den jeweiligen Inhalten im Vorfeld auf unserer Internetseite veröffentlichen. Sie können sich dann zum Wunschtermin anmelden. Die Kosten für die Teilnahme werden pauschal pro User anfallen und werden vorab mitgeteilt. Ein webinar kann nur dann durchgeführt werden, wenn ausreichend Teilnehmer angemeldet sind.

Über ein Feedback, ob ein solches Konzept für Sie interessant ist, würden wir uns sehr freuen.


 

sds - Newsletter November 2022

1. Daten- und quellenübergreifende tabellarische und / oder grafische Auswertungen inkl. Web-Zugriff

Der DBxtra Report Designer ist der Kern der Reporting Suite von DBxtra - einem professionellen Datenauswertetool.
Sie können im DBxtra Projekte erstellen, eine Verbindung zu Ihren Daten herstellen und Benutzergruppen und Benutzersicherheit definieren. Hierbei kann nicht nur auf die BAU4all -Daten sondern auch auf beliebige andere Datenquellen, wie unterschiedliche relationale Datenbanken und sogar MS-Excel-Dateien als Quelle, zugegriffen werden.
Erstellen Sie Abfragen, Berichte, Diagramme, Datengrids und Pivot-Tabellen. Stellen Sie Berichte für eine physische Datei bereit, die dem Endbenutzer eine Anzeige über den bereitgestellten Desktop-Viewer oder mit einem beliebigen Webbrowser ermöglichen. Hierbei kann der Anwender eigene Anforderungen im Bereich von Gruppierungen und Filter sehr einfach implementieren und verwenden.
Über solche, quellenübergreifende Zugriffe könnten von einem Generalunternehmer zum Beispiel Daten aus dem Schlüsselfertig-Controlling im BAU4all in einer Darstellung mit Materialeinkauf oder Lohnstunden aus der kaufmännischen Kostenrechnung oder der Lohnbuchhaltung gekoppelt werden.
Ein Bauträger hingegen könnte zum Beispiel in Kombination mit BAU4all -Daten zusätzlich auf eine Verkaufsstatistik in Excelform eines Partners im Vertrieb (Makler) zugreifen und so eine tolle interne Gesamtübersicht erzeugen. 
Die benötigten Datenbank-Selektionen auf die BAU4all -Daten können wahlweise in Eigenregie erstellt oder durch sds als Dienstleistung bezogen werden.
Report-Web-Service-Lizenzen ermöglichen optimale und einfache Zugriffe auch für externe Mitarbeiter.
Voraussetzung für die Nutzung der Report-Web-Service-Lizenzen ist die Bereitstellung eines Web-Server (z.B. ISS) durch den Kunden.

Haben Sie Interesse an dieser neuen Dimension der Datenauswertemöglichkeiten auch aus BAU4all ?
Gerne beantworten wir Ihre Fragen oder zeigen Ihnen die Vorzüge von DBxtra online. Bitte wenden Sie sich an unseren Vertrieb unter der E-Mail-Adresse vertrieb@BAU4all.de.


2. OAuth 2.0

Microsoft ermöglicht Abruf und Versand von E-Mails über die Exchange-365-Server seit dem 01.10.2022 nur noch über das sogenannte OAuth2-Verfahren. Dies vor allem aus Sicherheitsgründen. Laut Microsoft sollen ab dem 01.10.2022 alle 365-Server exklusiv auf das neue Verfahren umgestellt werden. 
Das OAuth2-Verfahren wurde seitens sds frühzeitig implementiert, sodass Mailabruf und -versand auch nach dem 01.10.2022 über die Exchange-Server erfolgen können. Alle Kunden, die diese Server verwenden, wurden frühzeitig vom sds-Support angeschrieben und umgestellt.

Bei Fragen zu dieser Thematik hilft der technische Support von sds gerne weiter


3. Microsoft Edge

Microsoft hat den Support des Microsoft-Internet-Explorers eingestellt. Aus diesem Grund ist bei der Durchführung eines okapi4all - Updates ein Umstieg auf den Microsoft-Edge-Browser zwingend notwendig. Für die Nutzung ist eine Installation von WebView2 Runtime auf Ihrem Arbeitsplatz notwendig. 

Sollte es Probleme bei der Darstellung geben oder Sie Unterstützung bei der Installation benötigen, wird Sie unser sds-Support gerne bei den notwendigen Schritten unterstützen.


4. S/Mime

Grundsätzlich versucht okapi4all, ausgehende E-Mails immer verschlüsselt zu versenden. Sollte dies aufgrund von fehlenden Schlüsseln beim Empfänger nicht möglich sein, wird Ihre E-Mail unverschlüsselt versendet. Auch bei Serienmails wird versucht, alle Ausgangs-E-Mails zu verschlüsseln. Sollte jedoch von einem Empfänger kein öffentlicher Schlüssel vorhanden sein, werden alle so erzeugten E-Mails dieser Serie unverschlüsselt verschickt. 

Im Tagesgeschäft kann es durchaus häufiger vorkommen, dass Sie E-Mails zwingend verschlüsseln möchten. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn es um sensible Daten für Ihren Steuerberater oder ähnlich vertrauliche Daten geht.
Mit der neuen Funktionalität in okapi4all haben Sie die Möglichkeit, eine Verschlüsselung zu erzwingen. Dies wird über die Vergabe eines vorher definierten Kennwortes (z.B. "verschlüsselt") realisiert. Wird eine Ausgangs-E-Mail mit diesem Kennwort versehen, wird okapi4all diesen Kontakt ausschließlich verschlüsselt versenden. 
Ist dies nicht möglich, wird ein Versandfehler ausgegeben und Sie erhalten eine entsprechende Information, dass die E-Mail nicht verschickt werden konnte. 

Ein verschlüsselter Versand einer E-Mail erfordert immer ein E-Mail-Zertifikat für die versendete E-Mail-Adresse. Dieses muss separat beschafft, installiert und regelmäßig aktualisiert werden.
Seit Nutzung der Versionsnummer 8.4.0.5 vom 26.07.2022 steht Ihnen dieser erweiterte Funktionsumfang zur Verfügung.
Bei Fragen oder Abstimmungen für die Konfiguration unterstützt Sie unser Support gerne.


5. Bietertextergänzung

Ausschreibende Stellen können über sog. Bietertextergänzungen Angaben vom Bieter anfordern, z. B. zum verwendeten Modell oder Fabrikat der angebotenen Leistung. In BAU4all können sowohl Ausschreibende als auch Bieter Bietertextabfragen bzw. Bietertextangaben erstellen, ausfüllen und über den GAEB-Datenaustauch übermitteln. Im aktuellen Update haben wir die Bietertextergänzungen nun auch für freie Texte, d. h. selbst erstellte Positionstexte, implementiert. Nähere Informationen finden Sie auf unserer FAQ-Seite: Aufruf über das BAU4all -Hauptmenue
 

6. Schwerpunktliste Upgrade

Aktuelles Upgrade - Freigabe 17.10.22

  • Vorschau von E-Mails und HTML-Texten mit aktuellem Microsoft-Edge-Browser
  • Integration des FAQ-Zugriffes direkt aus dem BAU4all - Hauptmenue
  • Implementierung OAuth2-Authentifizierung für E-Mail-Abruf von Exchange-Online-Servern
  • deutliche Verbesserung und Beschleunigung bei PDF-Kommentierungen
  • Verlängerung von Belegfeldern in allen Rechnungstypen
  • Erweiterung der Anzahl von zuordnenbaren Sync-Markierungen in einem Ansprechpartner
  • Verlängerung des Positionsfelds in den Adress-Ansprechpartnern, dadurch mehr Personenzuordnungen möglich
  • Adress- / Terminsynchronisierung mit Microsoft ActiveDirectory / Exchange
  • Teilen von Meilensteinen und Aufgaben im Projektplan
  • viele Detailverbesserungen

Zukünftiges Upgrade - unverbindlich

  • aktualisiertes Menüsystem mit neuen Designs
  • aktualisierte PDF-Vorschau PDFXchange mit elektronischer Signatur etc.
  • einfacher wählbare Signaturen bei Mailversand (je Firma, je Projekt ...)
  • Optimierung E-Mail-Handling
  • gleiche E-Mail-Adresse in mehreren Adressen - bessere Zuordnung bei Eingangs-E-Mails
  • komfortable Einzelablage von Dateianlagen aus Eingangs-E-Mails (Zeichnungen, Bilder)
  • Veränderung von Aktivitäten / Aufgaben in der Okapi-App
  • Verbindung Projekt-Ansprechpartner zwischen Adresse und Projekt
  • Belegnummern / Projektkennung - Generator für nächste eindeutige Nummer / Kennung
  • durchgängige Implementierung der Objekte (lebenslange Dokumentenakte) 
  • verbesserte Suche und Darstellung von internen Weiterleitungen
  • Cloudanbindung durch strategische Implementierung von Links
  • automatische Dokumentenverteilung in beliebige Cloudspeicher
  • Vergabevorschlag mit Zusatzfeldern im Bieterstamm
  • Optimierung Sonderwunschverwaltung
  • neue Oberfläche für SF-Controlling mit funktionalen Erweiterungen
  • Stornofunktionalität für FIBU-Schnittstellen
  • neue Schnittstellen: GXML, STLBBau, BIM, Mängel
  • viele Detailverbesserung in allen Modulen


7. Der Weg von der Anregung bis zum Update

BAU4all und okapi4all  sind Standardsoftwareprodukte, die eine für alle Kunden gleiche Funktionalität aufweisen. Wir entwickeln unsere Produkte kontinuierlich weiter.
Solche Weiterentwicklungen stehen unseren Wartungskunden nach Freigabe in der Regel ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung. 

Gerne erwarten wir Anregungen unserer Kunden für die Weiterentwicklung unter der eigens eingerichteten E-Mail-Adresse anregung@bau4all.de.
Noch besser - die Nutzung der sds-Online-Support-Seite direkt aus dem Hauptmenü von BAU4all / okapi4all.

 

Die eindeutige Beschreibung der Anregung ermöglicht uns die rückfragefreie Einordnung und Bearbeitung Ihrer Wünsche. 

Wie ist der Weg von der Anregung bis zum Update?
Die Anfrage wird im Anregungsarchiv unseres okapi4all -Systems gespeichert mit laufende Klassifizierung nach Modul und anderen Kriterien. Die Bewertung der Anregungen erfolgt durch alle Abteilungsleiter, unabhängig voneinander, in regelmäßigen Abständen.
Zweimal jährlich finden Redaktionskonferenzen statt - Teilnehmer sind die Abteilungsleiter von Vertrieb, Support, Projektleitung und Entwicklung - dabei wird u. a. geprüft:

  • ist die Anregung für mehrere Anwender sinnvoll (Standardanwendung)
  • führt die Anregung zur Vereinfachung der Bedienung, zu Geschwindigkeitsvorteilen, zur Aufwertung der Funktionalität - oder handelt es sich um individuelle Wünsche einzelner Anwender
  • werden Anwender, die die neue Möglichkeit nicht nutzen, nicht benachteiligt (mehr Klicks etc.)

Bei positiver Entscheidung wird die Anregung in die Realisierungsliste der Entwicklung übernommen. Die Anwendungsentwicklung plant das nächste Update und ordnet jede Anregung einem Freigabemeilenstein zu. Das Update wird laut Entwicklungsplanung realisiert. Alle Funktionen werden ausgiebig getestet.
Zum Schluss erfolgt die Freigabe des Updates für unsere Wartungskunden.

Warum dieser Aufwand? 
Auch ursprünglich kleine Änderungen in einer Standardanwendung haben oft weitreichende Folgen für viele Module der Anwendung und sind bei genauerem Hinsehen aufwändiger als anfangs gedacht. Eine durchgängige Realisierung in allen betroffenen Bereichen ist aber elementar für eine Standardanwendung und deren fehlerfreie Funktion.
Der Anspruch muss sein, nur Anregungen zu realisieren, die mehreren Anwendern weiterhelfen, einfach um BAU4all / okapi4all nicht zu überladen.
Die Einbindung aller Abteilungsleiter fördert die Objektivität und verhindert subjektive Bauchentscheidung und Bevorzugung Einzelner.

Gibt es Rückmeldungen, Eingangsbestätigungen, Statusmeldungen
Individuelle Rück- und Statusmeldungen können wir derzeit leider nicht abgeben. Wir informieren aber regelmäßig in den sds-Newslettern über zukünftige Updateinhalte.

Selbstverständlich können wir nicht garantieren, allen Anwendern zu 100% gerecht zu werden - dies ist mit einer Standardanwendung an sich auch gar nicht möglich, andererseits profitiert jeder Anwender auch von guten Ideen und Anregungen Anderer.

Nutzen Sie also die Gelegenheit und teilen uns Ihre Anregungen mit, nur wenn wir von Ihren Wünschen wissen können Sie auch realisiert werden!


8. Wussten Sie schon? 

Flexibles Umlageverfahren Endsummenkalkulation in BAU4all
In der Standard-Funktion haben Sie die Möglichkeit, Umlagepositionen zu erfassen, die auf entsprechend markierte Einheitspreise Ihres LV umgelegt werden. Hierbei wird keine Unterscheidung der hinterlegten Kostenarten oder Kalkulationsansätze vorgenommen. Der fertig beaufschlagte Preis ist entscheidend für die Höhe der zu erhaltenden Umlage.
Bei der Nutzung entsprechender Endsummenblätter (wie z.B. sds_EFB-221+2) haben Sie die Möglichkeit, die Summe der Umlage gezielt auf einzelne Kostenarten zu verteilen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Umlage individueller und gezielter aufzuteilen und eine deutlich feinere Kalkulation zu erstellen mit der zusätzlichen Möglichkeit, nach EFB-221 oder EFB-222 ein Angebot abgeben zu können.

Tagespostbearbeitung
Als vollumfängliches Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) können Sie in okapi4all alle Arten von Kommunikation und Information abbilden und archivieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Information per Post, E-Mail, Fax, Telefon oder als Gesprächs- bzw. Aktennotiz ins Unternehmen gelangt. Auf unserer FAQ-Seite möchten wir Ihnen die Vorgehensweise bei der Digitalisierung, Archivierung und Verteilung der Eingangspost näher vorstellen: Aufruf des FAQ über Ihr BAU4all - Hauptmenue.


 

sds - Newsletter Juli 2022

1. Neue Verbindung Kostenkalkulation und Bauzeitenplan für Liquiditätsplanung:

In der Planungsphase von neuen Großprojekten spielt die Betrachtung von Geldflüssen vor allem im Bauträgergeschäft eine immer größere Rolle. Es ist extrem wichtig, sowohl Investoren als auch Geldgebern (Banken) bereits frühzeitig zuverlässige und aussagekräftige Auswertungen betreffend der Liquiditätsplanung und der Mittelabflussplanung bereitzustellen.

Der Aufbau solcher Darstellungen, vor allem im frühen Stadium eines Projektes, ist sehr aufwendig. Die spätere Pflege während des tatsächlichen Projektablaufes steigert diesen Aufwand noch einmal erheblich bei Nutzung von herkömmlichen Mitteln (z.B. Tabellenkalkulation).

BAU4all schafft hier Abhilfe durch die neue Verbindung zwischen der Kalkulation (Kostenplanung) und dem Bauzeitenplan. Hier werden nicht nur die Kosten betrachtet, sondern auch die zu erwartenden Erlöse und Verkaufsprognosen. Auch die Betrachtung von Eigenkapital und Fremdkapital wird auf dem Zeitstrahl mit dargestellt. Dadurch kann immer frühzeitig erkannt werden, ab wann evtl. ein verstärkter externer Kapitalzufluss benötigt wird und wie lange diese Mittel verfügbar sein müssen.

Anpassungen des Bauzeitenplanes durch den Projektleiter während der Bauphase schlagen sich automatisch in der Sichtweise des für die Liquidität verantwortlichen BAU4all -Anwenders nieder, ohne dass der Projektleiter durch Mehreingaben oder -Anzeigen irritiert wird und ohne dass im kaufmännischen Bereich Doppeleingaben oder -Pflege erfolgen.

Mit dieser neuen Funktion in BAU4all sparen Sie bei den genannten Aufgaben sehr viel Zeit bei gleichzeitig wesentlich verbesserter Datenqualität.

Haben Sie Interesse an dieser neuen Liquiditätsplanung in BAU4all ?
Gerne beantworten wir Ihre Fragen. Bitte wenden Sie sich an unseren Vertrieb unter  vertrieb@BAU4all.de


2. Hilfe zur Selbsthilfe:

Handbuch:
Das Handbuch können Sie aus dem Hilfecenter im Hauptfenster öffnen. Hier liegen (je nach Lizenzierung) das Handbuch „okapi4all.pdf“ und/oder „bau4all.pdf“. Die Handbücher sind sehr umfangreich und detailliert gestaltet. Das Inhaltsverzeichnis ermöglicht es Ihnen, schnell und einfach zu den gewünschten Inhalten zu gelangen.

FAQ:

Auf der Seite faq.sds4all.de haben wir eine Sammlung von häufig gestellten Fragen zusammengetragen. Dieses FAQ wird von sds kontinuierlich gepflegt und erweitert. Hier haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Modulen oder auch Schlagwörtern zu Ihrer Frage zu suchen.

Supportformular:
Das Online-Supportformular können Sie über das Hilfecenter im Hauptfenster unter „Supportanfrage stellen“ aufrufen. Hier gelangen Sie per Doppelklick auf die Internetseite „https://support.sds4all.de“. Bei der Nutzung aus dem Hilfecenter werden automatisch Informationen aus Ihrem Nutzerprofil übergeben. Die Nutzung des Supportformulares ist die bequemste und einfachste Art, Anfragen an den sds- Kunden-Support zu stellen, da viele Rückfragen (wie z.B. die verwendete Programmversion) entfallen. Wir  bitten Sie daher, Ihre schriftlichen Anfragen an den Support immer über diesen Weg zu stellen.

Hotline:
Bei komplexen Themen, die unter Umständen auch für eine spätere Bearbeitung aufgezeichnet werden müssen, macht es Sinn, telefonischen Kontakt mit dem sds-Support aufzunehmen. Diesen erreichen Sie unter der Telefonnummer 06592 / 930 110. Bevor Sie durchgestellt werden, erhalten Sie noch Informationen dazu, welche Daten Sie vorbereiten sollten und dass ein TeamViewer-Zugang für eine sinnvolle Dokumentation installiert und geöffnet sein soll. Nun wählen Sie noch, ob Sie zum technischen Support durchgestellt werden wollen (Taste 1) oder zum Anwendersupport (Taste 2). Der Anwendersupport hilft Ihnen bei Fragen rund um die Bedienung der sds Software. Der technische Support kümmert sich um Installationen und Konfigurationen.

Hausinterner Admin/Ansprechpartner:
Im Optimalfall haben Sie einen hausinternen Admin, welcher durch sds entsprechend geschult wurde. Je nach Wissensstand kann Ihnen dieser sehr kurzfristig und schnell eine Lösung bieten.


3. Wussten Sie schon?

Verknüpfung von Aktivitäten:
Daten und Informationen miteinander zu verknüpfen, gehört zur zentralen Programmphilosophie von okapi4all

 

Die daraus resultierenden Ergebnisse verschaffen Ihnen einen schnellen Überblick über die wichtigsten Informationen zum gewählten Datensatz. So können Sie, wenn Sie z.B. eine Adresse anwählen, alle zur Adresse verknüpften Informationen wie Termine, Aufgaben, Kontakte etc. auf einen Blick sehen.

Mit der neuen Möglichkeit der Aktivitätenverknüpfung können Sie zukünftig Termine und Aufgaben miteinander verbinden und hierarchisch abbilden, d.h. Aktivitäten an eine Hauptaktivität anhängen. Alle zu einer Hauptaktivität verknüpften Aktivitäten werden bei Markierung der Aktivität automatisch im Baum - ausgeklappt - angezeigt. Damit können Terminabhängigkeiten sehr effektiv dargestellt werden.


Und so gehen Sie vor:
1. Eine oder mehrere Aktivitäten anhaken und kopieren


2. Auf die gewünschte Hauptaktivität stellen, unter der die kopierten Aktivitäten (s. Punkt 1) abgebildet werden sollen, und über die Option „Verknüpfung“ die kopierten Aktivitäten anhängen.

 

Geschafft, so sieht dann das Ergebnis aus:

 

Globale Filter:
Über Filter können Sie sich gezielte Suchanfragen erstellen, welche Ihnen mit „nur einem Klick“ stets das gewünschte Ergebnis liefert. Um projektbezogene Filter von einem Projekt ins nächste zu übernehmen, können Filter einfach kopiert und in anderen Projekten eingefügt werden. Damit entfällt die händische Neuanlage von projektbezogenen Filtern bei neuen Projekten. In der Regel sind Filter personenbezogen, wodurch jeder User selbst entscheidet welche und wie viele Filter er benötigt. Manchmal ist es jedoch erforderlich, dass Filter unternehmensweit einheitlich erstellt und von allen Usern genutzt werden sollen. Für solche Fälle haben wir sog. globale Filter implementiert, welche lediglich von nur einem User angelegt aber für alle User freigeschaltet werden können. Damit ersparen sich alle übrigen User eine händische Anlage des Filters und man reduziert zum anderen Fehlereingaben bei der Filteranlage, sodass immer gewährleistet ist, dass jede Person die gleichen Filterkriterien für die Suche verwendet.

Um projektbezogene Filter als globale Filter zu deklarieren, muss man in den Filtereigenschaften bloß den Haken bei „Globalfilter“ setzen. Sobald man diese Option im Filter gespeichert hat, wird dieser Filter bei allen Personen im jeweiligen Projekt angezeigt.


Zu beachten ist hierbei, dass diese Globalfilter nur von Projektadministratoren angelegt und bearbeitet werden können (Berechtigungsoption im Personenstamm), dies soll einer unkontrollierten Anlage von globalen Filtern entgegenwirken.

Merke: Globale Filter erkennt man auch an dem spezifischen Filtersymbol …

EFB-Formblätter:
Zur Offenlegung und Dokumentation einer Urkalkulation werden die offiziellen Formblätter EFB-221, EFB-222 und EFB-223 verwendet. Diese sind im VHB (Vergabehandbuch des Bundes) definiert und festgelegt. Die letzten Festlegungen dieser Formblätter sind seit dem 01.02.2020 zwingend zu verwenden.

Voraussetzung für die Nutzung dieser Formblätter sind ausgewählte Endsummenblätter aus dem sds-Standard-Lieferumfang. Individuelle Anpassungen von Endsummenblättern müssen vor der Nutzung der neuen Formblätter intensiv überprüft und ggf. überarbeitet werden.

Sollten Sie den neuesten Stand der EFB-Formblätter noch nicht installiert haben oder benötigen Sie diese, so setzen Sie sich bitte mit unserer Support-Abteilung in Verbindung. Wir werden Ihnen die aktuellen Fassungen gerne zur Verfügung stellen und unterstützen Sie bei der Installation.


 

sds - Newsletter März 2022

1. Förderprogramme zum Thema Digitalisierung:

Zur Stärkung und Vorantreibung der Digitalisierung im Mittelstand wurden vom Bund und von den Bundesländern zahlreiche Förderprogramme auf den Weg gebracht. 
Mit Hilfe solcher, für Ihr Unternehmen möglichen Fördermaßnahmen, können die Beschaffung und die Einführung der sds-Produkte, okapi-Büroorganisation inkl. Dokumentenmanagement und Projektsteuerung bis hin zum mobilen Arbeiten, extrem kostengünstig umgesetzt werden. 

Die Hürden bei den Zuschuss-Varianten des Bundes (go-digital und Digital-Jetzt) sind gegenüber denen der Bundesländer wesentlich höher gesteckt. So werden beim Bund in der Regel zertifizierte externe Berater vorausgesetzt. Außerdem wird die Genehmigung zum Teil über ein sogenanntes Lostopf-Verfahren vorgenommen, was natürlich langwierig sein kann und die erneute Anmeldung in jedem Monat voraussetzt. 
Bei den Förderprogrammen der einzelnen Bundesländer gestaltet sich die Genehmigungsphase in der Regel unbürokratischer und schneller. 

Die einzelnen Varianten auf Fördermöglichkeiten unterscheiden sich sowohl in der Förderhöhe als auch in den Förderinhalten. Teilweise werden ausschließlich Softwareanschaffungen, teilweise zudem Beratungen und Schulungen gefördert. 

Gerne stellen wir Ihnen die Varianten und Links passend für Ihr Bundesland zusammen. 
Sprechen Sie uns an unter vertrieb@bau4all.de


2. Online-Schulungen vs. Präsenz-Schulungen

Wir möchten Ihnen die Vorteile von Online-Schulungen und Präsenz-Schulungen aufzeigen. Anhand dessen können und sollen Sie für sich erörtern, welche der beiden Formen zu Ihren Bedarf am passendsten ist.

Online-Schulung:
Die Vorteile auf einen Blick sind:

  • keine Anreise/Übernachtungen
  • flexible zeitliche Gestaltung 
  • kurzfristig planbar
  • Bearbeitung des Tagesgeschäft vor bzw. nach der Schulung

Zudem zeigt die Erfahrung, dass eine effektive Online-Schulung einen Teilnehmerkreis von 3 Personen nicht übersteigen sollte. Je mehr Teilnehmer, speziell bei einer Online-Schulung, desto schwieriger wird die Erfolgskontrolle und desto zeitaufwändiger wird das Vermitteln der Schulungsinhalte. 
Die Konzentrationsfähigkeit ist bei einer Onlineschulung ebenfalls deutlich vermindert, weswegen wir dazu raten, solche Schulungen nur über einen Zeitraum von  2 bis maximal 4 Stunden durchzuführen. Am sinnvollsten sind solche Schulungen für Teilinhalte oder Auffrischungsschulung. Das bedeutet, dass komplexere Themen, oder auch Grundschulungen, welche üblicherweise über einen Zeitraum von ca. 1 bis 2 Tagen (je nach Inhalt) durchgeführt werden, sich bei einer Online-Schulung über bis zu 5 Tage oder mehr ziehen können. Besonders Grundschulungen sollten aus diesem Grund, wenn möglich, als Präsenz-Schulung durchgeführt werden. Wir bieten Ihnen dazu eine optimale technische und räumliche Ausstattung in unserem Haus.

Präsenz-Schulung:
Die Vorteile auf einen Blick:

  • sehr gute Erfolgskontrolle bei allen Teilnehmer
  • persönlicher Kontakt
  • beste technische/räumliche Voraussetzungen im Hause sds
  • konzentrierte Schulungsumgebung, um auch mehrtägige Schulungen durchzuführen

Unter Einhaltung entsprechender Vorsichtsmaßnahmen und den jeweiligen Verordnungen des Bundeslandes sind wir auch in Zeiten von Corona in der Lage, Präsenz-Schulungen durchzuführen. Gerade im Bereich von Erstschulungen empfehlen wir, diese in einer Präsenz-Schulung durchzuführen. Bei dieser Art der Schulung empfehlen wir eine Teilnehmeranzahl von bis zu 6 Personen. Wir laden Sie jederzeit gerne zu uns in die Eifel ein, um den größtmöglichen Schulungserfolg zu gewährleisten und dies in einer kontrollierten, sicheren Umgebung.

Das gesamte sds-Team freut sich auf Ihre Anfragen und stimmt Schulungen mit Ihnen individuell ab.


3. Objekte – das Verorten von Informationen

In okapi4all haben Sie die Möglichkeit, Objekte (z.B. Gebäude, Räume etc.) anlegen und dazu eine Vielzahl an Informationen zu verorten. Unter Verorten versteht man "einen festen Platz in einem bestimmten Bezugssystem zuweisen", und genau das können Sie mit der Funktion der Objekte bewerkstelligen. 
Wir haben mittlerweile etliche Bereiche, die einem Objekt zugeordnet werden können, und wir weiten diese Möglichkeiten stetig aus.
So können Sie jetzt schon:

  • Kontakte (d.h. E-Mail, Brief, Fax, Akten- und Telefonnotiz) 
  • Aktivitäten (Aufgaben und Projektplantermine)
  • ganze Leistungsverzeichnisse und/oder einzelne Positionen im Leistungsverzeichnis 
  • Aufträge aus den Bereichen Käufer- und Subunternehmer-Controlling,
  • Verkaufseinheiten aus der Vertriebssteuerung,

zu Ihren Objekten zuordnen.
Der Vorteil solch einer Zuordnung ist, dass Sie all diese Informationen objektbezogen darstellen und auswerten können.

Vorgehensweise:
Hierfür müssen Sie lediglich Ihre Objekte im Projektkopf hinterlegen (näheres dazu siehe weiter unten). Sobald eine Information, z.B. ein Kontakt, mit einem Projekt verknüpft wurde, erscheint automatisch auch die Möglichkeit der Objekt-Verknüpfung. 

 

Auf diesem Wege können Sie Dokumente (z.B. Verträge, Fotos etc.), Aufgaben oder Vorgänge (z.B. Mängel) einem konkreten Haus oder Raum zuordnen und anschließend diese Informationen sortieren, gruppieren oder über Auswertungen darstellen.

Exkurs: Wie legt man Objekte bzw. Objektkennwörter an?
1. Projektkopf (Projekteigenschaften) öffnen
2. Auf das Objektsymbol klicken
3. Erstes Objekt definieren & speichern – Vorgang wiederholen bis alle benötigten Objekte des Projektes erfasst sind
4. Sub-Objekte, d.h. untergeordnete Objekte, können ebenfalls erfasst werden, in dem man weitere Ebenen durch einen Punkt einleitet.

 

4. Termine und Adressen mobil immer griffbereit

Organisation ist eine der zentralen Kernaufgaben von okapi4all. Das zeichnet sich durch die zentrale Adress- und Kalenderverwaltung aus. Der Arbeitsalltag spielt sich aber nicht nur im Büro ab. Besonders unterwegs ist es wichtig, die Termine im Blick zu haben und Geschäftspartner schnell und unkompliziert zu erreichen. Hierzu bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Termine und Ansprechpartner zwischen okapi4all und Ihrem mobilen Endgerät zu synchronisieren. So können Sie alle wichtigen Termine in Ihrer gewohnten Kalender-App sehen oder auch mit Ihrer Freisprecheinrichtung im Auto auf den Adressbestand aus okapi4all zugreifen.

Sicherer Zugriff über Web-Plattformen wie Baikal oder Nextcloud
Für die Synchronisation müssen die Adressen und Termine über das Internet auf die mobilen Endgeräte übertragen werden. Informationssicherheit spielt für uns eine große Rolle. Damit der zentrale Datenstamm in okapi4all nicht gefährdet wird, geschieht der Zugriff der Endgeräte nicht direkt auf der Datenbank sondern über eine Synchronisations-Schnittstelle. Dabei werden die betroffenen Daten zwischen sds und einer Web-Plattform wie Baikal oder Nextcloud übertragen. Die Endgeräte greifen dann nur auf die Plattform zu. Die Kommunikation wird stets über sogenannte SSL-Zertifikate verschlüsselt.

Synchronisation jetzt auch mit Microsoft Exchange
Neben den Web-Plattformen Baikal und Nextcloud wird jetzt auch die Synchronisation mit Microsoft Exchange unterstützt. Damit lassen sich die Ansprechpartner und Termine direkt in Exchange ablegen oder von dort nach okapi4all übertragen. Für die Synchronisation wird hierbei die quelloffene Software „DavMail Gateway“ eingesetzt. Diese wandelt die Datenpakete der sds-Synchronisationsschnittstelle in das Exchange-Protokoll um und dient so  als Vermittler für den Datenabgleich. Wie der Name bereits vermuten lässt, ist es außerdem möglich, E-Mails zu synchronisieren. Dadurch können sowohl der Mail-Abruf als auch der Versand über ein Exchange-Postfach mit okapi4all gesteuert werden. Zu beachten ist dabei allerdings, dass die E-Mails beim Abruf aus dem Exchange-Postfach gelöscht werden und deshalb Schattenkonten notwendig sind.

Noch mobiler mit Okapi-App
Falls Sie darüber hinaus weitere Informationen aus dem Tagesgeschäft (z.B. Ihre Kontakt- und Aktivitätenfilter) von unterwegs abrufen möchten, empfehlen wir Ihnen die Okapi-App.


5. Neue Schnittstelle zum Baukosteninformationszentrum Deutscher Architektenkammern GmbH

Mit Hilfe des BKI-Kostenplaners erstellen Sie professionelle Kostenpläne nach DIN-276 oder BKI-Ausführungsarten für Neubau, Altbau, Innenräume und Freianlagen. Diese Kostenplaner-Version ermöglicht die individuelle Auswahl von über 3.500 abgerechneten Objekten als Vorlage für eigene schnelle Kostenschätzungen in BAU4all.
Kostenpläne werden zu verschiedenen Zeiten des Planungsprozesses aufgestellt und umfassen dementsprechend Kostenaussagen mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad als Ergebnis der jeweiligen Kostenermittlung. Typische Kostenpläne sind die Ergebnisse eines Kostenrahmens, einer Kostenschätzung, einer Kostenberechnung, eines Kostenvoranschlags und eines Kostenanschlags.

Die Sammlung der BKI-Ausschreibungstexte enthält über 5.700 aktuelle Positionen aus 92 Leistungsbereichen aus den Segmenten Altbau und Neubau.

Wichtige Vorteile im Überblick:

  • über 25.000 aktuelle Baupreise zu regelkonformen Mustertexten 
  • mit Kostengruppen-Nummern nach DIN-276 
  • von Fachverbänden geprüfte Positionstexte 
  • statistische Vergabepreise aus umfangreicher Auswertung abgerechneter und neuer Objekte 
  • wichtige Preisangaben mit Preisspannen für die Abbildung des marktüblichen Preisniveaus 
  • praktische Anpassung der Baupreise über Baupreisindex 
  • mit BKI-Baukosten Regionalfaktoren für jeden Stadt- und Landkreis sowie für die Inseln der Nord- und Ostsee und für Österreich 
  • mit Positionen für barrierefreies Bauen und neu für den Brandschutz

Das Einlesen der Datensammlung in ein Mutter-LV per GAEB kann vom Kunden selbst durchgeführt werden.

Haben Sie Interesse an diesen Datensammlungen und dieser neuen BKI-Schnittstelle in BAU4all?
Gerne beantworten wir Ihre Fragen. Bitte wenden Sie sich an unseren Vertrieb unter vertrieb@BAU4all.de


6. Wussten Sie schon?

-okapi4all als Standardprogramm für E-Mails:
Um Dateien und Dokumente direkt aus dem Windows-Explorer per E-Mail zu versenden, müssen Sie lediglich okapi4all als Standardmailclient hinterlegen. Ab diesem Moment wird Ihnen, z.B. wenn Sie die Funktion „Senden an“ -> „E-Mail-Empfänger“ nutzen, ein okapi-E-Mail-Fenster geöffnet statt einem anderen E-Mail-Dienst.
Sollte okapi4all bei Ihnen noch nicht als Standardmailclient hinterlegt sein, so melden Sie sich einfach bei uns, gerne richten wir Ihnen diese Funktion ein.

 

 

- Zwei Möglichkeiten, Kontakte mit Aktivitäten zu Verknüpfen: 
Die wohl am häufigsten genutzte Möglichkeit ist, einen oder mehrere Kontakte zu kopieren, anschließend die Aktivität aufzurufen und die kopierten Kontakte dort als Verknüpfung einzufügen.

 

Es gibt aber auch eine weitere Möglichkeit, welche je nach Ausgangslage, komfortabler und schneller zum Ziel führt. Dazu markieren Sie einfach einen Kontakt (der Kontakt muss hierzu im oberen Arbeitsfensterbereich stehen), anschließend erhalten Sie oben in der Toolbar die Optionen "Adresse" und "Person" angezeigt, sie haken eine oder beide Optionen an, erhalten als Ergebnis alle dazu passenden Aktivitäten (siehe mittleren Arbeitsfensterbereich), markieren die gewünschte Aktivität, öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und klicken auf Verknüpfen. Voilà - der Kontakt ist nun erfolgreich mit der Aktivität verknüpft! 
Insbesondere beim Abarbeiten des Neue-Nachrichten-Ordners ist diese Vorgehensweise extrem hilfreich, den aktuellen Kontakt bereits bestehenden Aktivitäten / Vorgängen zuzuordnen.
Probieren Sie es einfach aus - und wie heißt es noch so schön "Übung macht den Meister".

Näheres zu den Optionen "Adresse" und "Person":

  • Wenn Sie nur "Adresse" anhaken, werden Ihnen alle unerledigten Aktivitäten der jeweiligen Adresse, zu dem der Kontakte gehört, angezeigt.
  • Wenn Sie nur "Person" anhaken, werden Ihnen alle Ihre persönlichen unerledigten Aktivitäten angezeigt.
  • Wenn Sie beide Optionen "Adresse" und "Person" anhaken, werden Ihnen alle Ihre persönlichen unerledigten Aktivitäten angezeigt, allerdings nur von der Adresse, zu dem der Kontakt gehört.

Merke:

  • Bereits mit dem Kontakt verknüpfte Aktivitäten werden ohne das Kettensymbol ( ) angezeigt - d.h. fehlt das Symbol, besteht die Verknüpfung bereits.
  • Noch nicht verknüpfte Aktivitäten werden mit einem Kettensymbol ( ) gekennzeichnet.
  • Bestehende Verknüpfungen können durch Rechtsklick auf die Aktivität und "Löschen" bedarfsweise entfernt werden.
  • Mehrfachmarkierung ist sowohl bei Kontakten als auch bei Aktivitäten möglich.

 

sds - Newsletter November 2021

1. Aktuelles Update:

Einstellbare Bildschirmprofile

Wer kennt das Problem nicht ... Die Fensterdarstellung von BAU4all ist für den Büroarbeitsplatz mit 2 Bildschirmen optimal eingestellt. Im Homeoffice steht aber nur ein Bildschirm zur Verfügung - die Einstellung passt nicht und muss jedes Mal angepasst werden. Schwieriger wird es noch, wenn z.B. ein Tablet mit anderer Bildschirmauflösung genutzt wird.

Nun ist die Lösung da. Beim Start von BAU4all kann der Anwender zwischen verschiedenen Bildschirmprofilen wählen, je nachdem, welcher Arbeitsplatz gerade zur Verfügung steht.
Das jeweilige Profil wird einmalig eingestellt und gespeichert (Bildschirmgröße, Spaltenanordnung usw.) - hierfür wird dann ein beliebiger Profilname vergeben - fertig.

Ab jetzt kann beim Start das neu erstellte Profil oder die Standardeinstellung gewählt werden, je nach Bedarf. Eine echte Erleichterung!


Neue Textbearbeitung und Druckaufbereitung
Die neue Textbearbeitung in BAU4all und okapi4all ist nicht mit wenigen Worten zu beschreiben. 

Die wesentlichen Merkmale:
•    professionelle Rechtschreibprüfung mit sehr gutem Wörterbuch und simpler Wortkorrektur
•    verbesserte Tabellen- und Bildbearbeitung
•    umfangreichere Formatierungsmöglichkeiten bei Absätzen, Schriftarten usw.
•    eigenständige Dateitextbearbeitung ähnlich Word für alle gängigen Textformate (docx, rtf, html ...)
•    verbesserter Layout-Editor für die Anpassung von Auswertungen

Die neuen Eigenschaften sind in allen Textfenstern (Schriftverkehr, LV, Archiv, Dateieditor, Layout Editor) verfügbar.
Am Besten, einfach ausprobieren!

Vertraulicher E-Mail-Verkehr mit okapi4all
E-Mails an Rechtsanwalt, Steuerberater, Kaufinteressenten usw. - es reicht nicht aus, diese Schriftstücke hausintern vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, was nebenbei gesagt durch okapi4all bereits hervorragend unterstützt wird.

Der Versand von E-Mails erfolgt normalerweise unverschlüsselt bzw. sehr einfach verschlüsselt. Dies macht es Hackern leicht, E-Mails unberechtigt abzufangen und zu lesen.

S/MIME ist nun die Lösung für dieses Problem und funktioniert so:

  • für jede eigene E-Mail-Adresse, die man verschlüsselt empfangen möchte, wird ein E-Mail-Zertifikat beschafft und installiert
  • beim Versand über diese Adresse schickt okapi4all automatisch den öffentlichen Schlüssel (Zertifikat) dieser Adresse an den Empfänger - die E-Mail selbst ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht verschlüsselt
  • der Empfänger antwortet auf die E-Mail, wenn er auch S/MIME unterstützt, mit einer mit dem öffentlichen Schlüssel ihres Original-Zertifikats verschlüsselten E-Mail und übermittelt zusätzlich sein S/MIME-Zertifikat (seinen öffentlichen Schlüssel)
  • okapi4all empfängt diesen Schlüssel und hat nun alle Informationen, um zukünftig an diese E-Mail-Adresse verschlüsselt zu versenden. Bei diesen verschlüsselten E-Mails übermittelt okapi4all nun zusätzlich sein S/MIME-Zertifikat (seinen öffentlichen Schlüssel) und den öffentlichen Schlüssel des Empfängers
  • ab diesem Zeitpunkt findet der E-Mail-Verkehr zwischen diesen beiden E-Mail-Adressen automatisch sicher verschlüsselt statt - nur der berechtigte Empfänger kann die Mailinhalte entschlüsseln und lesen, für alle anderen - auch für Hacker - ist dies dann nicht mehr möglich.

Zusammengefasst, nachdem die beiden E-Mail-Adressen ihre öffentlichen Schlüssel ausgetauscht haben, findet der Mailverkehr zwischen diesen beiden automatisch nur noch sicher verschlüsselt statt - und das vollautomatisch durch okapi4all.

Klingt kompliziert - ja, es ist eher ein Thema für den zuständigen Administrator im Hause.
Weitere Informationen liefert gerne der technische Support von sds.


2. FAQ:

Es wird möglich sein, nach Begriffen und Schlagwörtern zu suchen und einen oder mehrere dazu passende FAQ-Einträge zu finden. Sollte kein Eintrag vorhanden sein, werden wir diesen bei Bedarf einpflegen.

In ein FAQ kann natürlich nicht jede Frage eingestellt werden. Vor allem individuelle Fragen oder Probleme sind nicht für ein FAQ-System geeignet. Für diese individuellen Fragen steht Ihnen unser Support gerne zur Verfügung.


3. Digitalisierung von Prozessen mit Hilfe von okapi4all / BAU4all

Nicht erst seit der Corona-Pandemie ist das Thema Digitalisierung in aller Munde. Seit Jahren dringt dieses Thema immer tiefer in die Unternehmensabläufe und immer mehr Unternehmen entdecken für sich die Vorteile von digitalen Prozessen. Eins ist sicher, dieser Trend wird weiter voranschreiten und der Grad der Digitalisierung wird zunehmend bedeutender für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. 
Unser digitaler Rechnungsprüfungsworkflow ist ein hervorragendes Beispiel für die Umstellung von analogen auf digitale Arbeitsprozesse. Dies ist jedoch nur ein möglicher Bereich, in welchem sich Geschäftsabläufe durch okapi4all / BAU4all abbilden und digitalisieren lassen. Mit den gängigen Bordmitteln von okapi4all , wie z.B. dem Aufgaben- und Fristenmanagement, können wir ganz individuelle Workflows, speziell auf Sie zugeschnitten, umsetzen. Als Praxisbeispiele wären Prozesse aus den Gebieten Urlaubsbeantragung, Bewerbungsprozesse und Mängelmanagement zu nennen. 
Wie genau Sie Ihre Organisationsprozesse effizient gestalten und automatisieren können, erfahren Sie von unseren Projektmanagern. Gemeinsam mit Ihnen werden wir Ihre Anforderungen visualisieren und die Optimierungspotenziale ermitteln, sodass Sie abschließend alle Vorteile eines digitalen Prozesses nutzen können. Wir freuen uns, zusammen mit Ihnen und unserer Software, Ihre Anforderungen umzusetzen.


4. Neues Standard-Formular „OP-Liste / Rechnungsbuch“:

Zu unserem Service gehört unter anderem auch die stetige Neu- und Weiterentwicklung von Standard-Formularen. Wir freuen uns Ihnen die neue Excel-Auswertung „OP-Liste / Rechnungsbuch“ präsentieren zu können. Mit diesem Standard-Formular können sie nun per Knopfdruck alle Ausgangsrechnungen aus den Modulen Käufer-Controlling, LV-Rechnungsstellung und Direktfakturierung sowie alle Eingangsrechnungen aus dem Modul Subunternehmer-Controlling an Microsoft Excel übergeben. Das neue Formular steht Ihnen ab sofort zum Download über den sds-Formular-Updater zur Verfügung. Nach dem Download müssen Sie lediglich noch die Druckvariante hinterlegen und schon kann die Auswertung erstellt werden. Bei Fragen zur Einrichtung oder der Bedienung des Formulares können Sie sich wie gewohnt an unser Support-Team wenden. Bitte nutzen Sie zur Kontaktaufnahme unser Online-Support-Formular über https://support.sds4all.de/.

Allgemeine Informationen zum Formular:

  • Formularname: bvkf_op_liste_exc.frm
  • Formatvorlage: bvkf_op_liste.xltm
  • Name der Druckvariante: OP-Liste / Rechnungsbuch
  • Gedruckt wird das Formular direkt aus dem Arbeitsfenster (Projektübersicht)
  • Wahlweise kann nach Ausgangs- oder Eingangsrechnungen gefiltert sowie nach dem Rechnungsdatum eingegrenzt werden, zudem können komplett bezahlte Rechnungen ausgeblendet werden

Tipp: Damit Sie auch bei Ihren kundenspezifischen Formularen immer auf dem aktuellen Stand sind, empfehlen wir Ihnen den Abschluss eines Wartungsvertrages für Ihre Individualentwicklung sowie Formular- und Layoutanpassungen. Hierdurch wird gewährleistet, dass Ihre Formulare stets auf dem aktuellen Stand sind und auch bei Programm- und Datenbankänderungen funktionsfähig bleiben.


5. Vertriebsrundfrage: Mobiles Bautagebuch inkl. Zeiterfassung und Schnittstelle zu okapi4all:

Haben Sie Interesse an einer möglichen Einbindung mobiler Tools von externen Herstellern zu den Themen "mobiles Bautagebuch" und "mobile Zeiterfassung" mit Schnittstelle zu okapi4all und BAU4all?
Anbei informieren wir Sie über ein Tool, das für eine 100-Mann-Tiefbaufirma entwickelt und hergestellt wurde.

Applikationsbeschreibung Bautagebuch / Zeiterfassung: 
Die für eine mobile Erfassung notwendigen Zuordnungen werden direkt aus dem BAU4all - Projekt- und Adress-Stamm übernommen und für die mobile Bearbeitung bereitgestellt.



Die Erfassung digitaler Zeiten auf einer Baustelle umfasst mehr als die reine Arbeitszeit eines Mitarbeiters. Hier besteht die Möglichkeit, wahlweise Daten für eigene oder Sub-Kolonnen inkl. Fahrzeugen und Maschinen auf ein Projekt, einen Auftrag oder eine Kostenstelle zugeordnet zu erfassen. In vielen Fällen ist zudem eine Dokumentation der Arbeit durch einen schriftlichen Bericht, Protokolle und Bilder gefordert. Die Anforderungen sind je Firma, teilweise sogar je nach Projekt und Baustelle, unterschiedlich.  Aus diesem Grunde sind die bei der mobilen Erfassung zu tätigenden Abfragen sehr individuell auf die Anwenderfirma konfigurierbar.
Über ein flexibles Rollenmodell kann anschließend für jeden Mitarbeiter bestimmt werden, welche der Kategorien und Daten für ihn sichtbar und nutzbar sind. 
Ein weiteres Beispiel ist die Erfassung von Schäden oder Mängeln auf der Baustelle. Über Konfiguration können Eingabemasken für die Erstellung solcher oder weiterer Ereignisse erstellt werden. 
Die Ergebnisse der mobilen Erfassungen werden gemäß den hausinternen Vorgaben automatisch verschlagwortet und in okapi4all archiviert - ohne manuelles Nacharbeiten. Je nach Dokumentenart werden bei dieser Archivierung automatisch die benötigten Vorgänge / Workflows angelegt (z.B. bei Mängeln).
Erfasste Arbeitszeiten können an die Lohnabrechnung übertragen werden. 

Zusätzlich sind alle wichtigen Funktionen auch offline ohne Einschränkung weiterhin nutzbar. Damit ist gewährleistet, dass auch bei schwachem Internet eine fehlerfreie Erfassung der Daten in Echtzeit erfolgen kann. 

Haben Sie Interesse an einem solchen Tool inkl. der Anbindung an okapi4all und BAU4all?
Vielen Dank für ein kurzes Feedback an was@BAU4all.de.

 


 

sds - Newsletter Juli 2021

1. Wechsel in der Support-Leitung:

Herr Beckers ist seit dem 01.12.2019 bei uns im Haus in der Support-Abteilung mit dem Schwerpunkt Anwendersupport eingesetzt. Er übernimmt die Betreuung der Support-Abteilung sowohl im Anwenderbereich als auch im technischen Bereich. Herr Beckers koordiniert und unterstützt Sie in den Bereichen Installation, Planung von Schulungen, Durchführung von Schulungen und Anwenderfragen. Sie erreichen ihn telefonisch unter unserer bekannten Hotline 06592/930110. Herr Beckers freut sich mit dem gesamten Support-Team auf Ihre Anfragen und steht Ihnen als Ansprechpartner jederzeit gerne zur Verfügung.


2. Neue Funktionen in der okapi-APP:

Neuer Menüpunkt für Support-Anfragen

Seit Mai diesen Jahres ist unser Online-Support-Formular für Sie unter der Adresse support.sds4all.de erreichbar. Das Formular führt Sie durch ein kurzes Interview. Die Fragen richten sich gezielt an Ihr Anliegen. Dadurch wird sichergestellt, dass die für die Bearbeitung relevanten Informationen in der Anfrage enthalten sind. Wir erhalten dann passend für Ihr Anliegen die notwendigen Informationen und können Ihre Anfrage deutlich schneller bearbeiten. Der Aufruf der Seite ist jetzt auch aus der okapi-App heraus möglich. Informationen wie Absendername, E-Mailadresse und die Versionsnummer der App können über diesen Weg automatisch in das Formular vorgefüllt werden. Das spart Zeit beim Erfassen und vereinfacht zugleich den mobilen Zugriff auf das Online-Support-Formular.

Termine und Aufgaben auch mobil einsehen – ohne PDA-Abgleich!

Die okapi-App ist mehr als nur ein mobiler E-Mail-Client. Neben den Kontakten können auch die Aktivitäten (d.h. Termine, Aufgaben, Vorgänge) in der App aufgerufen werden. Das betrifft nicht nur die Standardfilter. Auch Ihre eigenen Filter werden in der App angezeigt. Zusätzlich wurde die individuelle Suche in der App optimiert, sodass Sie auch hier über den Kurztext und über Zeiträume filtern können.

Wo ist der Unterschied zum PDA-Abgleich?
Anders als beim PDA-Abgleich, bei dem Sie vorher im Programm definieren müssen, welche Informationen auf Ihr Handy synchronisiert werden sollen, werden alle Daten in der App in Echtzeit selektiert und nur temporär auf Ihrem Endgerät gespeichert. Dadurch sind Sie auch mit Ihrem mobilen Endgerät immer auf dem aktuellen Stand der Informationen. Dieses Vorgehen spart nicht nur Speicherplatz sondern ist flexibler und auch sicherer. Bei einem Verlust des Endgeräts kann der Zugriff auf die App von Ihrem Administrator unverzüglich entzogen werden, sodass Ihre Daten nicht in falsche Hände geraten.

Überblick – auch auf kleinen Displays!
Die okapi-App verfügt über ein sogenanntes „responsive design“. Das bedeutet, dass sich die Oberfläche an die Bildschirmgröße des Endgerätes anpasst und zwischen verschiedenen Ansichten wechselt. Dadurch wird der Platz auf dem Display optimal genutzt und Sie behalten immer den Überblick – egal ob am Smartphone oder Tablet. Außerdem haben wir für die Betriebssysteme Android und iOS zwei separate Apps entwickelt. Dadurch können wir Ihnen das gewohnte „look and feel“ auf der jeweiligen Plattform bieten, sodass Sie sich sehr schnell zurechtfinden. In den Funktionen unterscheiden sich die beiden Apps nicht.

Zusammenhängende Informationen auf einen Blick!
Sie befinden sich auf dem Weg zum Ortstermin und möchten schnell noch einmal nachsehen, was Sie beim letzten Telefonat vereinbart haben? Kein Problem! Die App zeigt Ihnen jetzt auch die Verknüpfungen zwischen Aktivitäten und Kontakten (und umgekehrt) an. Das heißt, Ihnen werden z.B. alle Telefon- und Aktennotizen zu einem ausgewählten Termin angezeigt. Sie können dann in die Detailansicht des Kontaktes wechseln und auch dort die verknüpften Termine und Aufgaben einsehen. Zusätzlich zeigt die App auch den Aufgaben-Ast der Aktivitäten an.

 

3. Die digitale Rechnungsprüfung 

Ein Rechnungsprüfungsprozess, auch Rechnungsworkflow genannt, bezeichnet einen festgelegten Ablauf bei der Bearbeitung und Prüfung einer Eingangsrechnung in einem Unternehmen. Der Prozess kennzeichnet alle Tätigkeiten, Zuständigkeiten und Reihenfolgen im Zusammenhang der Rechnungsprüfung. Zusammen mit Ihnen erarbeiten wir diese digitalen Prüfungswege - vom Eingang der Rechnung bis zur Buchung und Zahlung - auch im Hinblick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen. Dabei liegen die Vorteile eines digitalen Rechnungsworkflows auf der Hand und werden zunehmen bedeutender: 

  • kein Drucken und Kopieren von Papierbelegen, 
  • permanente Verfügbarkeit aller Informationen, ob im Büro, im Homeoffice oder in einer    Niederlassung, 
  • schnellere Bearbeitungszeiten und dadurch bessere Einhaltung der Skontofristen,
  • jederzeit wiederfindbare Rechnungsdokumente und sonstige mit der Rechnungsprüfung zusammenhängende Dokumente,
  • per Klick den aktuellen Prüfungsstand einsehen, 
  • alle Informationen sind zentral in einem Vorgang gebündelt, wodurch das Prüfungsergebnis besser nachvollzierbar und überprüfbar ist.

okapi4all bietet dabei die perfekte Grundlage, um alle Vorteile einer digitalen Rechnungsprüfung zu nutzen. Eine Eingangsrechnung, ob auf dem Postweg oder als E-Mail erhalten, wird verschlagwortet und revisionssicher archiviert. Ein automatisch erzeugter Prüfungsvorgang bildet die Basis für die jeweiligen Zuständigkeiten, Fristen, und Prüfungsschritte. Prüfungsvermerke werden lückenlos dokumentiert. In Kombination mit den technischen Modulen aus BAU4all (optional) wird die Prüfung um weitere Prozesse komplementiert, in dem z. B. auch die vertraglichen Bestandteile wie Abzüge und Umlagen aus dem Controlling in den Prozess mit einbezogen werden, wodurch die Effizienz der Prüfung weiter gesteigert wird. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung und Online-Banking-Tools runden das Verfahren ab.

Gerne präsentieren wir Ihnen unseren Rechnungsworkflow auch online. Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, so nehmen Sie bitte Kontakt mit unseren Projektmanagern Rudolf Schmitz oder Sergej Junemann auf. Für Präsentationen steht Ihnen unser Vertrieb gerne zur Verfügung.

 

4. Neues Modul "SEPA - Schnittstelle":

Viele BAU4all - Kunden verwenden unser Modul "SF-Controlling Subunternehmer" (oder auch Baubuch genannt) als Basis der Prüfung eingehender Rechnungen, besonders im Schlüsselfertigbereich. Neben der Rechnungsprüfung werden in diesem Modul auch die Bereiche Budgetüberwachung, Controlling und Prognose zum Bauende unterstützt. 

Als Erweiterung zu den Modulen "Datenbereitstellung für FIBU-Übergabe" und "SF-Controlling-Subunternehmer / -Ausgaben" ermöglicht das neue Modul "SEPA - Schnittstelle" die Erstellung einer Übergabedatei im SEPA-Format aus dem SF-Controlling Subunternehmer / Ausgaben heraus. Hierbei werden alle für die FIBU-Übergabe markierten Rechnungen übertragen. 
Voraussetzung ist die Hinterlegung der ausgehenden Bankverbindungen im Projektkopf und die Bankverbindungen der Lieferanten / Subunternehmer in der zugehörigen Adresse. Die hierfür zu nutzenden Felder erhalten Sie von sds.
Die gängigen Online-Banking-Programme (z.B. Profi cash, SFirm oder StarMoney ) können diese SEPA-Datei einlesen und anschließend über diese Software die Überweisungen steuern, ohne Doppeleingaben vornehmen zu müssen.

Ein Angebot über dieses Modul fordern Sie bitte gerne beim sds-Vertrieb an.

 

5. Der sds-Formularupdater - Halten Sie Ihre Formulare immer aktuell - per Knopfdruck!

Mit dem Updater können Sie schnell, einfach und intuitiv die Formulare aktualisieren.
Die Formularanpassungen können nun von Ihnen selbstständig installiert werden, eine Sicherung wird ebenfalls automatisch erstellt. Die vorherigen Terminabsprachen werden komplett entfallen. Lediglich die Druckvarianten müssen weiterhin manuell eingerichtet werden. Nach der einmaligen Einrichtung durch den sds Support ist keine zusätzliche Schulung oder Wartung notwendig.

Folgende technische Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

  • Internetverbindung
  • HTTPS-Port (443) Freigabe
  • INI-Anpassung durch sds-Support

Die Vorteile auf einen Blick:

  • einfache Installation der Formulare per Knopfdruck
  • Zeitersparnis, da kein manuelles Kopieren / Übertragen notwendig
  • einmalige Einrichtung - keine zusätzliche Schulung oder Wartung notwendig
  • automatische Sicherung alter Formularstände
  • Update kann ohne sds durchgeführt

Vereinbaren Sie noch heute einen Termin zur Installation des Updates.

 


 

sds - Newsletter Mai 2021

1. Auszug aus dem aktuellen Update:

Erweiterung bei Dateianlagen in Kontakten (E-Mail ...)
Dateianlagen können nun per Drag & Drop in den Microsoft-Dateiexplorer exportiert werden. Weiterhin ist es möglich, Dateianlagen per Drag & Drop in einen parallel geöffneten Kontakt zu kopieren.
Auch unveränderlichen, bereits archivierten Kontakten, können nachträglich neue Dateianlagen / Dokumente hinzugefügt werden. Das Hinzufügen wird zur Dokumentation automatisch von BAU4all protokolliert.

Automatische Antwortmail bei Abwesenheit
BAU4all kann so konfiguriert werden, dass Eingangsmails bei Nichtanwesenheit der adressierten Person automatisch vom sds-Mailserver beantwortet werden (Antwort in Abwesenheit).
Dabei kann je Person festgelegt werden, ob die E-Mail zusätzlich an eine Vertretung weitergeleitet werden soll.

Digitaler Rechnungsworkflow
Die digitale Rechnungsprüfung vom E-Maileingang / Einscannen bis zur Buchungsübergabe und Zahlung ist in BAU4all möglich. Der komplette Prüfvorgang wird lückenlos dokumentiert, der Status der Prüfung ist jederzeit transparent.
Der Workflow kann weitreichend nach Kundenerfordernissen konfiguriert werden.

 

2. Support Formular – Die Online-Support-Anfrage:

Nach erfolgreichem Beta-Test, in den einige Kunden involviert waren, möchten wir Ihnen die neue Möglichkeit der Support-Anfragen vorstellen. Wenn Sie Fragen, Anregungen, Formularanpassungen oder Fehlermeldungen rund um okapi4all oder BAU4all absetzen möchten, können Sie dies nun einfach und bequem mit dem Online-Formular tun. Dieses finden Sie unter https://support.sds4all.de/.

Neben jeder Eingabe finden Sie eine Erklärung, welche Informationen hinterlegt werden müssen. Pflichtfelder sind mit * markiert. Alle anderen Eingaben sind optional und mit einer Beschreibung oder Bildern versehen. Am Ende haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit, für Ihre interne Dokumentation eine Kopie der Zusammenstellung per E-Mail anzufordern. Hierbei wird die Support-Anfrage als Zusammenfassung an die von Ihnen hinterlegte E-Mailadresse verschickt. 

Die Pflichtfelder sind Name, E-Mailadresse, Art der sds-Anwendung, der jeweilige Programmbereich und eine individuelle Beschreibung. Optional können Sie direkt Anhänge hinterlegen, wie z. B. Screenshots oder PDF-Dateien bis zu einer Gesamtgröße von 27 MB pro E-Mail.

Zusätzlich geplante Funktionalitäten

Wir entwickeln sowohl unsere Software als auch das Online-Formular ständig weiter. Aufgrund der zahlreichen Rückmeldungen aus dem Beta-Test haben wir bereits weitere Verbesserungen ins Auge gefasst. Zukünftig kann direkt aus dem Hauptmenü der Aufruf des Online-Formulars erfolgen, bei dem bereits einige Meta-Daten automatisiert hinterlegt werden, um die Eingabe noch komfortabler zu gestalten.

Ziel ist es, die Erfassung und Bearbeitung zu verbessern und zu optimieren, damit Anfragen schnellstmöglich bearbeitet werden können und notwendige Information direkt hinterlegt werden.

Ihre Vorteile auf einem Blick

  • weniger Nachfragen vom sds Support, da im Optimalfall alle notwendigen Informationen zur Problembehebung vorhanden sind
  • daraus ergibt sich eine schnellere Gesamtbearbeitungszeit
  • Kopie der Anfrage für interne Dokumentation
  • nach erstmaliger Nutzung des Online-Formulars werden die eingegeben Daten wie Name, Firma und E-Mailadresse als Auto-Vervollständigungsvorschlag hinterlegt

 

3. Neue Module "Schnittstellen Immo-Portale":

Der manuelle Aufwand für das Einpflegen zu verkaufender oder zu vermietender Immobilien in die gängigen Immobilien-Portale und die Dokumentation dieser Arbeiten ist enorm. Hier unterstützen die neuen BAU4all - Module "Schnittstelle Immo-Scout" und "Schnittstelle Open-Immo" diese Arbeiten ganz erheblich.
Gerne zeigt Ihnen unser Vertrieb die Möglichkeiten und Abläufe auch in einer kurzen Online-Sitzung.

Die notwendigen Daten (Verkaufseinheiten mit Bildern und Kenngrößen) aus den Objektadressen werden an das Immobilienportal "Immoscout" mit der seitens des Portalbetreibers bereitgestellten "Rest-API-Schnittstelle" übergeben. Die Anbindung der anderen Portale erfolgt über das Standard-Format "Open-Immo".
Hierzu sind die zur Übertragung benötigten Informationen in Form von Zusatzfeldern zu dem Adresstyp einzurichten. Das Einrichten der Zusatzfelder kann, wenn gewünscht, durch den sds-Support übernommen werden. 
Je Adresse wird in einer gesonderten Abfrage markiert, ob und ab welchem Datum diese Objektadresse übertragen werden soll.

Ein Angebot oder eine Online-Vorführung zu diesen Modulen fordern Sie gerne beim sds-Vertrieb an.

 

4. Neues Modul "XRechnung":

Seit dem 27.11.2020 dürfen öffentliche Auftraggeber des Bundes oberhalb einer Bagatellgrenze von 1000,- Euro Rechnungen nur noch in digitaler Form im Format XRechnung entgegennehmen. Alle öffentlichen Auftraggeber (auch Länder / Kommunen)  müssen ebenfalls in der Lage sein, dieses Format anzunehmen und zu verarbeiten. Die verpflichtende Abgabe auf Länder- / Kommunal-Ebene ist je Bundesland eigenständig festgelegt. Details hierzu können Sie gerne bei uns anfordern.

Analoge Rechnungen, reine PDF-Dateien oder Ausdrucke dürfen dann nicht mehr angenommen werden. Damit Sie die Rechnung nicht auf den dafür angebotenen Web-Portalseiten des Auftraggebers manuell erfassen müssen, bieten wir Ihnen unser neues Modul BAU4all-XRechnung als Erweiterung der bestehenden BAU4all-Software-Lizenzen an, mit dessen Hilfe Sie LV-Rechnungen parallel als Ausdruck / PDF-Datei und in dem von öffentlichen Auftraggebern festgelegten XML-Format erzeugen können.  

Ein Angebot über dieses Modul fordern Sie gerne beim sds-Vertrieb an.

 

5. Vorschau auf das nächste Update:

Neuer Editor in Kontakten, LV, Vorschau usw.
Das Erfassen / Ändern von Langtexten wird durch Implementierung eines neuen sds-Editors wesentlich vereinfacht - die Möglichkeiten werden ebenfalls deutlich erweitert (z.B. deutsche Rechtschreibprüfung mit optimiertem Wörterbuch, bessere Tabellen- und Bildbearbeitung, mehr Formatierungsmöglichkeiten usw.).

SMime - Unterstützung von verschlüsseltem E-Mailverkehr
BAU4all unterstützt den SMime-Standard hinsichtlich Verschlüsselung von vertraulichen E-Mails. Für die Implementierung wird je E-Mailadresse ein öffentliches Zertifikat benötigt. Alles andere wird vollautomatisch vom sds-Mailclient und -server erledigt.
D.h., E-Mails an Adressaten, die ebenfalls SMime unterstützen, werden vollautomatisch nur noch verschlüsselt versendet. Die Entschlüsselung eingehender verschlüsselter E-Mails erfolgt ebenfalls automatisch.

Projektplan - Umfangreiche Erweiterung
Versehentliche Änderungen im Projektplan können wieder rückgängig gemacht werden, es wurde ein mehrstufiges Berechtigungssystem für Änderung und Pflege implementiert, Projektplanfilter können mit anderen Benutzern geteilt werden u.v.m.


 

okapi4all jetzt auch mit App

Pünktlich zur digitalBAU-Messe hatte unsere Entwicklung die erste okapi-App für die IOS-Betriebssystemumgebung fertig gestellt. Die Android-Version war ja bereits seit einiger Zeit erfolgreich im Einsatz. 

Somit ist es nun möglich, E-Mail´s aus der direkten okapi-Umgebung via Handy zu empfangen, zu verschicken und zu verschlagworten inkl. Projektzuordnung. Wichtig in diesem Zusammenhang ist - es werden keine Daten auf dem PDA / Handy gespeichert. Die bekannten Ordnungskriterien "Neue Nachrichten", "Eingang", "Ausgang", "Entwurf" und  "Versand" finden analog der PC - Umgebung Anwendung. Selbiges gilt für das Sortieren der Ergebnisse nach "Adresse", "Datum", "Mitarbeiter", "Ansprechpartner".

Die Suche nach Adressen und Ansprechpartnern inkl. der direkten Nutzung für ausgehende Telefonate ist ebenfalls umgesetzt. Solche Anrufe können via okapi-App direkt im zentralen System dokumentiert werden.

Somit ist ein weiterer Meilenstein auf dem beschwerlichen Weg der Effizienzsteigerungen erreicht.

            Information und Transparenz auch mobil!

Die 1te Installation auf Handy kann per Scannen QR-Code oder per manuellem Download erfolgen.

Selbstverständlich stehen wir Ihnen gerne für Rückfragen und eine detaillierte Präsentation zur Verfügung.

 


 

Nachlese Kundentag in Königswinter

Nachlese zum Kundentag in Königswinter 

vor der Corona-Pandemie veranstalteten wir unser Kundentreffen gemeinsam mit unserem langjährigen Partner, der EDV-Höhne GmbH aus Landau. Die Konferenz  fand in sehr schönen Räumen im Maritim-Hotel in Königswinter statt.

Neben vielen interessanten Vorträgen rund um die BAU4all-Entwicklung stand der Erfahrungsaustausch unserer Anwender untereinander und mit den Mitarbeitern unseres Hauses im Vordergrund.

Das Programm bot in 3 getrennten Vortragsräumen für alle Fachrichtungen informative Einzelveranstaltungen. Die Teilnehmer bestätigten uns ausdrücklich eine äußerst gelungene Veranstaltung. 

Die Unterlagen zu den Vorträgen wurden den Teilnehmern und auch den leider verhinderten Kunden bereits per E-Mail zugestellt. Bei weiterem Interesse an den detaillierteren Informationen sprechen Sie uns gerne an. 


 

sds - Newsletter: Ausblick auf einige der neuen Funktionen im kommenden Update


Erweitertes Wartungsangebot

Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der Software aus dem Hause sds bieten wir eine erweiterte Wartung für Individualentwicklung, Formular- und Layoutanpassungen an. Die Erfahrung der vergangenen Jahre hat deutlich gezeigt, dass ein derartiges Angebot längst überfällig ist.
Diese Wartung beinhaltet die Sicherung der Betriebsbereitschaft der individuellen Anpassung nach Änderungen in der sds-Standard-Software. Zu diesen Änderungen zählen Erweiterungen und Veränderungen in der Datenbankstruktur, die notwendigen Anpassungen resultierend aus den gängigen Microsoft Updates, der Betriebssystemwechsel und die Beibehaltung und Sicherstellung der technischen Sicherheit (z.B. bei der Verschlüsselung der Daten im Übertragungsprotokoll einer Schnittstelle). Individual-Software erfordert stetige Wartung, Pflege und Weiterentwicklung. Die Individualsoftware ist stets auf vorgegebene, spezifische  Verwendungszwecke beim Kunden zugeschnitten und angepasst.
 

Formulare - Automatische Aktualisierung
Druck-, E-Mail-Formulare und -Layouts sind ein zentraler Bestandteil von BAU4all und okapi4all.   
Standard- und kundenspezifische Formulare unterliegen der ständigen Aktualisierung. Die manuelle Installation der aktualisierten Formulare war bisher Aufgabe des Systembetreuers oder des sds-Supports.
Der sds-FormularUpdater ist ein neues Tool, dass diese Arbeit vereinfachen und automatisieren soll.
  
Nach Installation des Tools durch den sds-Support - bitte kontaktieren - genügt ein Klick auf die installierte Verknüpfung. Der Updater zeigt alle neuen Standard- und Kundenformulare an und ermöglicht die automatische Installation ohne weiteren Aufwand.

Kontakte - Suche nach Stichworten in Dokumenten
Die Stichwortsuche in okapi4all wurde wesentlich erweitert. Mit der neuen Version wird die bekannte Stichwortsuche auch in anhängenden Dokumenten durchgeführt, d.h. ein gefundenes Stichwort im Anhang führt zu einem Treffer und der Kontakt nebst Anhang wird als Suchergebnis ausgewiesen.
Gesucht wird i.d.R. wenigstens in Office- und Text- Dateien, es sind aber auch andere Dateitypen einstellbar. Reine Bilddateien wie Bilder oder auch gepackte Dateien werden nicht durchsucht. PDF-Dateien sind auch durchsuchbar, wenn sie über einen PDF-Druck erstellt wurden, oder wenn sie als Text-PDF gespeichert wurden (z.B. bei OCR-Erkennung nach dem Scan). Eingescannte PDFs ohne OCR-Erkennung können nicht durchsucht werden.  
Die Indizierung der Textfragmente aus den Dateianhängen für die Schnellsuche erfolgt mittels Serveragent über Nacht.
Umfangreiche Tests haben ergeben, dass die Stichwortsuche auch über sehr große Dokumentenarchive (mehrere Millionen Dokumente) sehr schnell ist (wenige Sekunden).

Tipp!
Neben dem Langtextfeld im Kontaktfilter steht die Option -Dokumentensuche-. Ist diese angehakt und grau, dann ist die Dokumentensuche bereits konfiguriert und wird automatisch bei jeder Langtextsuche mit einbezogen. Ist die Option nicht angehakt - wurde die Dokumentensuche noch nicht konfiguriert, es wird nur über den Langtext gesucht.
Die Konfiguration der Dokumentensuche wird von Ihrem Systembetreuer oder vom sds-Support gern erledigt.

Neues Splittverfahren
Die bisherige Splittfunktion wurde in der Form erweitert, dass eingehende Generalunternehmer-Leistungsverzeichnisse in Vergabeeinheiten aufgeteilt werden können unter Mitnahme der Hierarchieüberschriften und der Vorbemerkungen aus dem Ursprungs-LV.
Durch diese Erweiterung sind in den neu erzeugten Preisanfrage-Leistungsverzeichnissen die Original-Positionsnummern inkl. der zugehörigen Hierarchiestufen (Herkunft wie z.B. Losüberschrift) sichtbar. Dadurch wird der Aufwand beim Export der Anfragen per GAEB wesentlich verringert.

Die bisherige Splittfunktion „Gruppieren“ wird weiterhin für die Aufgliederung eigener Kalkulationen (Elemente, Raumbücher, Sonderwünsche) in die verwendeten Kostenanteile genutzt.
Die neue Splittfunktion „Kopieren“ dient der Aufgliederung von extern vorgegebenen, großen Generalunternehmer-Leistungsverzeichnissen in die Einzel-Handwerker-LVs.


Wussten Sie schon........?
Mittels Tapi-Treiber kann okapi4all mit Ihrer Telefonanlage verbunden werden.
Vorteil: es wird -wenn gewünscht- automatisch eine Telefonnotiz mit Gesprächspartnerinformationen und Gesprächsdauer  generiert. Diese kann dann um den Gesprächsinhalt erweitert und ergänzt werden.
Ergebnis: vollständige lückenlose Dokumentation.

 

sds - Newsletter: Support-Hotline / neue Telefonanlage

Unsere neue Telefonanlage:

Zwischenzeitlich sind die wesentlichen Arbeiten um die Installation und Betriebsaufnahme der neuen Telefonanlage abgeschlossen. Neben einem neuen Sprachdialogsystem erlaubt die moderne IP-Telefonie (VoIP; englisch: voice over internet protocol) auch die Integration von Mobiltelefonen. Eingehende Telefonate im Support oder Vertrieb werden bei Bedarf sowohl auf dem Festgerät als auch auf dem mobilen Endgerät signalisiert. Durch die direkte Verbindung zwischen okapi4all und der Telefonanlage werden alle eingehenden und ausgehenden Telefonate automatisch zur Protokollierung vorgeschlagen.

Das neue Sprachdialogsystem sichert unseren Kunden eine schnelle und zielgerichtete Hilfe im Bedarfsfall. Mit der Anwahl von 06592 930 110 gelangt der Anrufer zum Sammelanschluss (SAS) der sds-Hotline.
Hier wird er aufgefordert, aus dem dreigeteilten Menü (siehe Grafik) 
1. Anwendersupport,
2. technischer Support
3. Notfall/Systemausfall
die für Ihn passende Kategorie auszuwählen. Mit der Eingabe des entsprechenden Kürzels findet eine Weiterleitung an den zuständigen Mitarbeiter statt. Wir von sds hoffen, die Wartezeiten gegenüber der Anwahl unseres Sekretariats damit deutlich zu verkürzen.

 

 

sds - Newsletter: neue Mitarbeiter bei sds

Unser neuer Auszubildender Sven Weiler


Wir dürfen zum 1. August unseren neuen Auszubildenden recht herzlich im Hause der sds-Unternehmensgruppe begrüßen und Ihnen bereits heute vorstellen.
Der junge Kollege Sven Weiler beginnt seine Ausbildung als IT-Kaufmann für die kommenden drei Jahre.

Jede Ausbildung verläuft in einem dualen System, damit weder die Praxis noch die Theorie zu kurz kommen. Ihre Chancen übernommen zu werden stehen sehr gut, da die sds-Unternehmensgruppe bekanntlich jedem ausgelernten Auszubildenden einen Arbeitsplatz anbietet. Das vorangegangene Fachabitur mit dem ergänzenden Abschluss zum "staatl. gepr. Assistent für Handel und e-Commerce" hat Sven Weiler mit Bravour abgeschlossen. Der Nachwuchs hat im Hause sds einen hohen Stellenwert, deshalb stellen wir stets Ausbildungsplätze für den kaufmännischen und technischen Bereich zur Verfügung. sds  möchte, dass sich die Auszubildenden wohlfühlen - erwartet dennoch, dass sie motiviert und zielstrebig gute Leistungen im Betrieb und in der Berufsschule erbringen.

sds - Newsletter: der Start

Mit dem neuen sds-Newsletter möchten wir unsere Kunden künftig stetig und regelmäßig mit aktuellen Neuigkeiten versorgen!

Dieser wird bauspezifische Informationen, technische Neuerungen und Anwendertipps enthalten. Neben den genannten Themen werden wir auch über Aktuelles im Unternehmen, der Region und besondere Ereignisse berichten. Stets darauf bedacht, unsere Kunden "auf dem Laufenden" zu halten.

Der Newsletter wird zyklisch alle 6 bis 8 Wochen erscheinen. Geplante Themen sind die neue Android okapi-App, der Kundentag im IV. Quartal, Neuigkeiten aus der Entwicklung uvm..

Ein besonderes Anliegen ist es uns, Tipps den Usern anhand zu geben um Ihr eigenes Handling effektiver und zielorientierter zu gestalten.

Zusätzlich möchten wir unseren Kunden/Anwendern, insbesondere deren Administratoren, kontinuierlich aktuelle Informationen vermitteln, die sie beim Umgang mit BAU4all und okapi4all unterstützen. Die Inhalte werden das gesamte Spektrum über Server, Client, Dienste, Installation und Pflege, usw. erläutern und transparent aufzeigen. Selbstverständlich sind Rückfragen und Anregungen stets willkommen.

Der Vertrieb wird Informationen über automatisierte Arbeitsprozesse, erweiterte Schnittstellen  und Neuerungen bei den Modulen publizieren.  Für eine Vielzahl unserer Kunden ist auch die in der Planung befindliche Schnittstelle zu den einschlägigen Immobilien-Portalen von Wichtigkeit - wir werden zeitnah informieren.

Unsere Schulungsabteilung wird über Neuerungen informieren - neben der Aktualisierung der Handbücher ist eine Beschreibung für den Schnelleinstieg geplant.

Das Consulting wird über Optimierungen interner Arbeitsabläufe (z.B. Rechnungsworkflow), Verfahren und Vorgehen aus der Praxis berichten. Diese Tipps sollen unseren Anwendern helfen, die gesamte sds-Suite noch effizienter und nutzbringender einzusetzen. Oftmals entstehen Ideen für organisatorische Abläufe nur durch kontrovers geführte Diskussionen - das Haus sds ist stets dazu bereit.

DSGVO - die neue Datenschutz-Grundverordnung

Am 25.05.2018 trat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-Neu) in Kraft. Die Einführung der DSGVO und des BDSG-Neu hat weitreichenden Einfluss auf die betriebsinterne Datenverarbeitung.

Mit BAU4all und okapi4all sind Sie als unsere Anwender gut gerüstet!

Gerade das Dokumentenarchiv von okapi4all ist aufgrund seiner klaren Struktur ideal, um die Anforderungen der DSGVO mit minimalem Aufwand und hoher Sicherheit zu gewährleisten. Vor allem garantiert okapi4all bei durchgängiger Anwendung die Verfügbarkeit und Unveränderlichkeit des kompletten Unternehmensmailverkehrs. Weiterhin wird die Weiterleitung von E-Mails unveränderlich protokolliert. Nur so können o.g. Anforderungen überhaupt verlässlich erfüllt werden.

Durch die konsequente Verknüpfungsphilosophie von BAU4all / okapi4all würde alleine das Löschen einer Adresse schon die Anonymisierung aller zu dieser Adresse gehörenden Kontakte / Dokumente zur Folge haben.

Das Wichtigste im Überblick:

Art. 13 - Informationspflicht
Hier genügt ein Vorlagekontakt, der entsprechend als E-Mail / Brief zu versenden ist. Die Vorlage kann selbst hinterlegt werden

Art. 15 - Auskunftsrecht
Alle zur Adresse gespeicherten Kontakte (E-Mail, Fax, Anschreiben, Aktennotizen, usw.) können im standardisierten EML-Format exportiert und an den Adressaten zugestellt werden. Dieser kann die EML-Dateien mit allen gängigen E-Mail-Clients einlesen.
Der Export kann aus Datenschutzgründen nur vom Administrator ausgeführt werden.

Art. 17 - Recht auf Löschung
Alle Kontakte zur Adresse können leicht selektiert und zur Löschung markiert werden (Stapelzuweisung). Hierbei muss der Anwender die DSGVO-Randbedingungen beachten (z.B. Aufbewahrungsfristen, etc.). Das Löschen kann dann ebenfalls im Stapel erfolgen.
Die Löschung nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen kann über das okapi-Fristenmanagement (incl. Vertretungsregelung und automatischer Eskalierung) gewährleistet werden.
Nach dem Löschen aller Kontakte wird als letztes die Adresse selbst gelöscht. Hiermit werden auch alle weiteren Daten (Projekte, Aufträge, ...) anonymisiert.
Das Löschen ist im Sinne eines änderungsgeschützten DMS-Systems nur mit Administratorrechten möglich.

Art. 18 - Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Kontakte können per Vergabe von Leserechten sichtgeschützt werden, d.h. sie sind nur noch für den Administrator sichtbar und somit nicht mehr verarbeitbar.

Art. 20 - Recht auf Datenübertragbarkeit
siehe Art. 15 - gleiche Vorgehensweise.


Zusammenfassend sei gesagt, dass gerade das Löschen von Daten auf Anforderung aufgrund der Vielzahl an vorgesehenen Ausnahmen (Aufbewahrungsfristen, Gewährleistungsfristen, Rechtsfälle, ...) aus heutiger Sicht nicht vollständig automatisiert werden kann. Hier ist immer die Entscheidung des Verantwortlichen Voraussetzung für die Löschung. okapi4all kann lediglich im Rahmen seines ausgefeilten Fristenmanagements für eine verlässliche Erledigung sorgen. Sollten zukünftige Ausführungsrichtlinien zur DSGVO die Automatisierung ermöglichen wird sds entsprechende Möglichkeiten in zukünftigen Programmversionen schaffen.


Wir empfehlen einen gemeinsamen Termin mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, um die nötigen Prozesse zur DSGVO und die Realisierung der Anforderungen, abgestimmt auf Ihr Unternehmen, zu besprechen und zu verabschieden:

Umgang mit individuellen Zusatzfeldern des Kunden und dessen Inhalt muss abgestimmt werden
was ist mit Datensicherungen, die vom Kunden durchgeführt werden - wie ist damit umzugehen
wie ist mit verteilten Datenbeständen - z.B. durch Synchronisation - umzugehen
wie sind die notwendigen Verfahrensschritte sicherzustellen (wer macht - wann - was) - Definition von Eskalationsstufen, Wiedervorlagen usw.
gemeinsame Abstimmung einer verbindlichen Verfahrensbeschreibung

Sind die Vorgehensweisen endgültig abgestimmt, schließt sich sinnvollerweise eine sds-Schulung für die handelnden Anwender an.

Gerne erhalten Sie weitere Auskünfte von sds, melden Sie sich hierfür bitte bei Herrn Junemann oder Herrn Rudolf Schmitz.