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Wir halten Sie auf dem Laufenden!

DSGVO - die neue Datenschutz-Grundverordnung

Am 25.05.2018 trat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-Neu) in Kraft. Die Einführung der DSGVO und des BDSG-Neu hat weitreichenden Einfluss auf die betriebsinterne Datenverarbeitung.

Mit Bau4all und okapi4all sind Sie als unsere Anwender gut gerüstet!

Gerade das Dokumentenarchiv von okapi4all ist aufgrund seiner klaren Struktur ideal, um die Anforderungen der DSGVO mit minimalem Aufwand und hoher Sicherheit zu gewährleisten. Vor allem garantiert okapi4all bei durchgängiger Anwendung die Verfügbarkeit und Unveränderlichkeit des kompletten Unternehmensmailverkehrs. Weiterhin wird die Weiterleitung von E-Mails unveränderlich protokolliert. Nur so können u.g. Anforderungen überhaupt verlässlich erfüllt werden.

Durch die konsequente Verknüpfungsphilosophie von Bau4all / okapi4all würde alleine das Löschen einer Adresse schon die Anonymisierung aller zu dieser Adresse gehörenden Kontakte / Dokumente zur Folge haben.

Das Wichtigste im Überblick:

Art. 13 - Informationspflicht
Hier genügt ein Vorlagekontakt, der entsprechend als E-Mail / Brief zu versenden ist. Die Vorlage kann selbst hinterlegt werden

Art. 15 - Auskunftsrecht
Alle zur Adresse gespeicherten Kontakte (E-Mail, Fax, Anschreiben, Aktennotizen, usw.) können im standardisierten EML-Format exportiert und an den Adressaten zugestellt werden. Dieser kann die EML-Dateien mit allen gängigen E-Mail-Clients einlesen.
Der Export kann aus Datenschutzgründen nur vom Administrator ausgeführt werden.

Art. 17 - Recht auf Löschung
Alle Kontakte zur Adresse können leicht selektiert und zur Löschung markiert werden (Stapelzuweisung). Hierbei muss der Anwender die DSGVO-Randbedingungen beachten (z.B. Aufbewahrungsfristen, etc.). Das Löschen kann dann ebenfalls im Stapel erfolgen.
Die Löschung nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen kann über das okapi-Fristenmanagement (incl. Vertretungsregelung und automatischer Eskalierung) gewährleistet werden.
Nach dem Löschen aller Kontakte wird als letztes die Adresse selbst gelöscht. Hiermit werden auch alle weiteren Daten (Projekte, Aufträge, ...) anonymisiert.
Das Löschen ist im Sinne eines änderungsgeschützten DMS-Systems nur mit Administratorrechten möglich.

Art. 18 - Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Kontakte können per Vergabe von Leserechten sichtgeschützt werden, d.h. sie sind nur noch für den Administrator sichtbar und somit nicht mehr verarbeitbar.

Art. 20 - Recht auf Datenübertragbarkeit
siehe Art. 15 - gleiche Vorgehensweise.


Zusammenfassend sei gesagt, dass gerade das Löschen von Daten auf Anforderung aufgrund der Vielzahl an vorgesehenen Ausnahmen (Aufbewahrungsfristen, Gewährleistungsfristen, Rechtsfälle, ...) aus heutiger Sicht nicht vollständig automatisiert werden kann. Hier ist immer die Entscheidung des Verantwortlichen Voraussetzung für die Löschung. okapi4all kann lediglich im Rahmen seines ausgefeilten Fristenmanagements für eine verlässliche Erledigung sorgen. Sollten zukünftige Ausführungsrichtlinien zur DSGVO die Automatisierung ermöglichen wird sds entsprechende Möglichkeiten in zukünftigen Programmversionen schaffen.


Wir empfehlen einen gemeinsamen Termin mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, um die nötigen Prozesse zur DSGVO und die Realisierung der Anforderungen, abgestimmt auf Ihr Unternehmen, zu besprechen und zu verabschieden:

Umgang mit individuellen Zusatzfeldern des Kunden und dessen Inhalt muss abgestimmt werden
was ist mit Datensicherungen, die vom Kunden durchgeführt werden - wie ist damit umzugehen
wie ist mit verteilten Datenbeständen - z.B. durch Synchronisation - umzugehen
wie sind die notwendigen Verfahrensschritte sicherzustellen (wer macht - wann - was) - Definition von Eskalationsstufen, Wiedervorlagen usw.
gemeinsame Abstimmung einer verbindlichen Verfahrensbeschreibung

Sind die Vorgehensweisen endgültig abgestimmt, schließt sich sinnvollerweise eine sds-Schulung für die handelnden Anwender an.

Gerne erhalten Sie weitere Auskünfte von sds, melden Sie sich hierfür bitte bei Herrn Junemann oder Herrn Rudolf Schmitz.

Sommerupdate 2018

Das aktuelle Update steht Ihnen als sds-Kunde, ab sofort zur Verfügung. Der Fokus liegt in den Bereichen Benutzerfreundlichkeit, Design und Projektplanung.

Besonders im Berich Leistungsverzeichnisse hat es einige Modifikationen gegeben u.a. wurde die Möglichkeit des Verschiebens von LV-Positionen implementiert. Zudem wurde die Arbeit mit Sub-LVs, die sds-Kunden seit jeher zu schätzen wissen, optimiert.

Die detaillierte Beschreibung zu den im Update enthalten neuen Verbesserungen finden sie im download-Bereich in der dort hinterlegten liesmich. Zusätzlich werden sie in Kürze vom sds-Support über die aktuellen News informiert. 

Für sds-Kunden mit Wartungsvertrag ist das Update kostenfrei.

Mobiles Arbeiten

Ist das Home Office der Arbeitsplatz der Zukunft oder nur ein Randphänomen? Diese Frage kann so pauschal wohl nicht beantwortet werden. Fest steht nur: Gerade in der Baubranche sind Flexibilität und Effizienz der eingesetzten EDV-Lösungen ein echter Wettbewerbsvorteil.

Daher unterstützt BAU4all Sie unabhängig von Ihrem physischen Standort und je nach Ihrer Unternehmensphilosophie. Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen einem vollwertigen, mobilen Zugriff auf BAU4all und dem Abgleich mit Smartphone, PDA oder Handy.

Mobiler Zugriff auf BAU4all

Der Mobile Zugriff auf BAU4all ist mit nahezu allen Endgeräten möglich (PC, Notebook, Tablet, Smartphone). Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein Microsoft-Betriebssystem einsetzten oder auf Android, bzw. iOS/OS X zurückgreifen. Einzige Bedingung: eine ausreichend schnelle Internetverbindung (mindestens UMTS). Aufgrund der kleinen Displays sind Smartphones nur bedingt für diesen Zugriff geeignet.

Der mobile Zugriff ist ein vollwertiger Zugriff. Sie arbeiten also auf der selben Oberfläche wie im Büro und können die selben Funktionen nutzen. Bei einer ausreichenden Internetgeschwindigkeit werden Sie, als Nutzer, keinen Unterschied zum Büro feststellen können.

Smartphone-Abgleich

Sie sind unterwegs, die Güte der Internetverbindung schwankt im Minutentakt und der Akkustand Ihres Smartphones neigt sich langsam, aber sicher, dem Ende zu. Das sind die Randbedingungen, die in der Realität leider viel zu häufig anzutreffen sind.

BAU4all stellt dennoch sicher, dass der Terminkalender Ihres Smartphones, ohne eigenes Zutun, ständig auf dem neuesten Stand ist. Stellen Sie sich vor, das Sekretariat verschiebt Ihren Nachmittagstermin, auf Wunsch des Kunden, um eine halbe Stunde. Ohne spezielle Anwendungen öffnen zu müssen wird dieser Termin automatisch synchronisiert und ändert sich in ihrem Smartphone-Terminkalender. Über das Smartphone vorgenommene Änderungen werden selbstverständlich auch unverzüglich mit BAU4all synchronisiert und im BAU4all-Terminkalender entsprechend geändert.

Mit Adressen verhält es sich genauso. Ob ein Kunde umgezogen ist oder ein neuer Ansprechpartner hinzugekommen ist, Sie können sich darauf verlassen, dass die Kontakte in Ihrem Smartphone automatisch angepasst werden - auch wenn Sie unterwegs sind. Über das Mobilgerät getätigte Änderungen, werden automatisch in den Adressbestand Ihres Unternehmens übernommen.

Aufgrund des zunehmend vorangetriebenen Netzausbaus unterstützen wir Sie mit BAU4all darin, zunehmend unabhängig von dem Standort Ihres Bürogebäudes agieren zu können. Damit sind Sie dem Mitbewerb immer einen Schritt voraus.