News und Aktuelles

Wir halten Sie auf dem Laufenden!

sds - Newsletter Juli 2021

1. Wechsel in der Support-Leitung:

Herr Beckers ist seit dem 01.12.2019 bei uns im Haus in der Support-Abteilung mit dem Schwerpunkt Anwendersupport eingesetzt. Er übernimmt die Betreuung der Support-Abteilung sowohl im Anwenderbereich als auch im technischen Bereich. Herr Beckers koordiniert und unterstützt Sie in den Bereichen Installation, Planung von Schulungen, Durchführung von Schulungen und Anwenderfragen. Sie erreichen ihn telefonisch unter unserer bekannten Hotline 06592/930110. Herr Beckers freut sich mit dem gesamten Support-Team auf Ihre Anfragen und steht Ihnen als Ansprechpartner jederzeit gerne zur Verfügung.


2. Neue Funktionen in der okapi-APP:

Neuer Menüpunkt für Support-Anfragen

Seit Mai diesen Jahres ist unser Online-Support-Formular für Sie unter der Adresse support.sds4all.de erreichbar. Das Formular führt Sie durch ein kurzes Interview. Die Fragen richten sich gezielt an Ihr Anliegen. Dadurch wird sichergestellt, dass die für die Bearbeitung relevanten Informationen in der Anfrage enthalten sind. Wir erhalten dann passend für Ihr Anliegen die notwendigen Informationen und können Ihre Anfrage deutlich schneller bearbeiten. Der Aufruf der Seite ist jetzt auch aus der okapi-App heraus möglich. Informationen wie Absendername, E-Mailadresse und die Versionsnummer der App können über diesen Weg automatisch in das Formular vorgefüllt werden. Das spart Zeit beim Erfassen und vereinfacht zugleich den mobilen Zugriff auf das Online-Support-Formular.

Termine und Aufgaben auch mobil einsehen – ohne PDA-Abgleich!

Die okapi-App ist mehr als nur ein mobiler E-Mail-Client. Neben den Kontakten können auch die Aktivitäten (d.h. Termine, Aufgaben, Vorgänge) in der App aufgerufen werden. Das betrifft nicht nur die Standardfilter. Auch Ihre eigenen Filter werden in der App angezeigt. Zusätzlich wurde die individuelle Suche in der App optimiert, sodass Sie auch hier über den Kurztext und über Zeiträume filtern können.

Wo ist der Unterschied zum PDA-Abgleich?
Anders als beim PDA-Abgleich, bei dem Sie vorher im Programm definieren müssen, welche Informationen auf Ihr Handy synchronisiert werden sollen, werden alle Daten in der App in Echtzeit selektiert und nur temporär auf Ihrem Endgerät gespeichert. Dadurch sind Sie auch mit Ihrem mobilen Endgerät immer auf dem aktuellen Stand der Informationen. Dieses Vorgehen spart nicht nur Speicherplatz sondern ist flexibler und auch sicherer. Bei einem Verlust des Endgeräts kann der Zugriff auf die App von Ihrem Administrator unverzüglich entzogen werden, sodass Ihre Daten nicht in falsche Hände geraten.

Überblick – auch auf kleinen Displays!
Die okapi-App verfügt über ein sogenanntes „responsive design“. Das bedeutet, dass sich die Oberfläche an die Bildschirmgröße des Endgerätes anpasst und zwischen verschiedenen Ansichten wechselt. Dadurch wird der Platz auf dem Display optimal genutzt und Sie behalten immer den Überblick – egal ob am Smartphone oder Tablet. Außerdem haben wir für die Betriebssysteme Android und iOS zwei separate Apps entwickelt. Dadurch können wir Ihnen das gewohnte „look and feel“ auf der jeweiligen Plattform bieten, sodass Sie sich sehr schnell zurechtfinden. In den Funktionen unterscheiden sich die beiden Apps nicht.

Zusammenhängende Informationen auf einen Blick!
Sie befinden sich auf dem Weg zum Ortstermin und möchten schnell noch einmal nachsehen, was Sie beim letzten Telefonat vereinbart haben? Kein Problem! Die App zeigt Ihnen jetzt auch die Verknüpfungen zwischen Aktivitäten und Kontakten (und umgekehrt) an. Das heißt, Ihnen werden z.B. alle Telefon- und Aktennotizen zu einem ausgewählten Termin angezeigt. Sie können dann in die Detailansicht des Kontaktes wechseln und auch dort die verknüpften Termine und Aufgaben einsehen. Zusätzlich zeigt die App auch den Aufgaben-Ast der Aktivitäten an.

 

3. Die digitale Rechnungsprüfung 

Ein Rechnungsprüfungsprozess, auch Rechnungsworkflow genannt, bezeichnet einen festgelegten Ablauf bei der Bearbeitung und Prüfung einer Eingangsrechnung in einem Unternehmen. Der Prozess kennzeichnet alle Tätigkeiten, Zuständigkeiten und Reihenfolgen im Zusammenhang der Rechnungsprüfung. Zusammen mit Ihnen erarbeiten wir diese digitalen Prüfungswege - vom Eingang der Rechnung bis zur Buchung und Zahlung - auch im Hinblick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen. Dabei liegen die Vorteile eines digitalen Rechnungsworkflows auf der Hand und werden zunehmen bedeutender: 

  • kein Drucken und Kopieren von Papierbelegen, 
  • permanente Verfügbarkeit aller Informationen, ob im Büro, im Homeoffice oder in einer    Niederlassung, 
  • schnellere Bearbeitungszeiten und dadurch bessere Einhaltung der Skontofristen,
  • jederzeit wiederfindbare Rechnungsdokumente und sonstige mit der Rechnungsprüfung zusammenhängende Dokumente,
  • per Klick den aktuellen Prüfungsstand einsehen, 
  • alle Informationen sind zentral in einem Vorgang gebündelt, wodurch das Prüfungsergebnis besser nachvollzierbar und überprüfbar ist.

okapi4all bietet dabei die perfekte Grundlage, um alle Vorteile einer digitalen Rechnungsprüfung zu nutzen. Eine Eingangsrechnung, ob auf dem Postweg oder als E-Mail erhalten, wird verschlagwortet und revisionssicher archiviert. Ein automatisch erzeugter Prüfungsvorgang bildet die Basis für die jeweiligen Zuständigkeiten, Fristen, und Prüfungsschritte. Prüfungsvermerke werden lückenlos dokumentiert. In Kombination mit den technischen Modulen aus BAU4all (optional) wird die Prüfung um weitere Prozesse komplementiert, in dem z. B. auch die vertraglichen Bestandteile wie Abzüge und Umlagen aus dem Controlling in den Prozess mit einbezogen werden, wodurch die Effizienz der Prüfung weiter gesteigert wird. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung und Online-Banking-Tools runden das Verfahren ab.

Gerne präsentieren wir Ihnen unseren Rechnungsworkflow auch online. Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, so nehmen Sie bitte Kontakt mit unseren Projektmanagern Rudolf Schmitz oder Sergej Junemann auf. Für Präsentationen steht Ihnen unser Vertrieb gerne zur Verfügung.

 

4. Neues Modul "SEPA - Schnittstelle":

Viele BAU4all - Kunden verwenden unser Modul "SF-Controlling Subunternehmer" (oder auch Baubuch genannt) als Basis der Prüfung eingehender Rechnungen, besonders im Schlüsselfertigbereich. Neben der Rechnungsprüfung werden in diesem Modul auch die Bereiche Budgetüberwachung, Controlling und Prognose zum Bauende unterstützt. 

Als Erweiterung zu den Modulen "Datenbereitstellung für FIBU-Übergabe" und "SF-Controlling-Subunternehmer / -Ausgaben" ermöglicht das neue Modul "SEPA - Schnittstelle" die Erstellung einer Übergabedatei im SEPA-Format aus dem SF-Controlling Subunternehmer / Ausgaben heraus. Hierbei werden alle für die FIBU-Übergabe markierten Rechnungen übertragen. 
Voraussetzung ist die Hinterlegung der ausgehenden Bankverbindungen im Projektkopf und die Bankverbindungen der Lieferanten / Subunternehmer in der zugehörigen Adresse. Die hierfür zu nutzenden Felder erhalten Sie von sds.
Die gängigen Online-Banking-Programme (z.B. Profi cash, SFirm oder StarMoney ) können diese SEPA-Datei einlesen und anschließend über diese Software die Überweisungen steuern, ohne Doppeleingaben vornehmen zu müssen.

Ein Angebot über dieses Modul fordern Sie bitte gerne beim sds-Vertrieb an.

 

5. Der sds-Formularupdater - Halten Sie Ihre Formulare immer aktuell - per Knopfdruck!

Mit dem Updater können Sie schnell, einfach und intuitiv die Formulare aktualisieren.
Die Formularanpassungen können nun von Ihnen selbstständig installiert werden, eine Sicherung wird ebenfalls automatisch erstellt. Die vorherigen Terminabsprachen werden komplett entfallen. Lediglich die Druckvarianten müssen weiterhin manuell eingerichtet werden. Nach der einmaligen Einrichtung durch den sds Support ist keine zusätzliche Schulung oder Wartung notwendig.

Folgende technische Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

  • Internetverbindung
  • HTTPS-Port (443) Freigabe
  • INI-Anpassung durch sds-Support

Die Vorteile auf einen Blick:

  • einfache Installation der Formulare per Knopfdruck
  • Zeitersparnis, da kein manuelles Kopieren / Übertragen notwendig
  • einmalige Einrichtung - keine zusätzliche Schulung oder Wartung notwendig
  • automatische Sicherung alter Formularstände
  • Update kann ohne sds durchgeführt

Vereinbaren Sie noch heute einen Termin zur Installation des Updates.

 


 

sds - Newsletter Mai 2021

1. Auszug aus dem aktuellen Update:

Erweiterung bei Dateianlagen in Kontakten (E-Mail ...)
Dateianlagen können nun per Drag & Drop in den Microsoft-Dateiexplorer exportiert werden. Weiterhin ist es möglich, Dateianlagen per Drag & Drop in einen parallel geöffneten Kontakt zu kopieren.
Auch unveränderlichen, bereits archivierten Kontakten, können nachträglich neue Dateianlagen / Dokumente hinzugefügt werden. Das Hinzufügen wird zur Dokumentation automatisch von BAU4all protokolliert.

Automatische Antwortmail bei Abwesenheit
BAU4all kann so konfiguriert werden, dass Eingangsmails bei Nichtanwesenheit der adressierten Person automatisch vom sds-Mailserver beantwortet werden (Antwort in Abwesenheit).
Dabei kann je Person festgelegt werden, ob die E-Mail zusätzlich an eine Vertretung weitergeleitet werden soll.

Digitaler Rechnungsworkflow
Die digitale Rechnungsprüfung vom E-Maileingang / Einscannen bis zur Buchungsübergabe und Zahlung ist in BAU4all möglich. Der komplette Prüfvorgang wird lückenlos dokumentiert, der Status der Prüfung ist jederzeit transparent.
Der Workflow kann weitreichend nach Kundenerfordernissen konfiguriert werden.

 

2. Support Formular – Die Online-Support-Anfrage:

Nach erfolgreichem Beta-Test, in den einige Kunden involviert waren, möchten wir Ihnen die neue Möglichkeit der Support-Anfragen vorstellen. Wenn Sie Fragen, Anregungen, Formularanpassungen oder Fehlermeldungen rund um okapi4all oder BAU4all absetzen möchten, können Sie dies nun einfach und bequem mit dem Online-Formular tun. Dieses finden Sie unter https://support.sds4all.de/.

Neben jeder Eingabe finden Sie eine Erklärung, welche Informationen hinterlegt werden müssen. Pflichtfelder sind mit * markiert. Alle anderen Eingaben sind optional und mit einer Beschreibung oder Bildern versehen. Am Ende haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit, für Ihre interne Dokumentation eine Kopie der Zusammenstellung per E-Mail anzufordern. Hierbei wird die Support-Anfrage als Zusammenfassung an die von Ihnen hinterlegte E-Mailadresse verschickt. 

Die Pflichtfelder sind Name, E-Mailadresse, Art der sds-Anwendung, der jeweilige Programmbereich und eine individuelle Beschreibung. Optional können Sie direkt Anhänge hinterlegen, wie z. B. Screenshots oder PDF-Dateien bis zu einer Gesamtgröße von 27 MB pro E-Mail.

Zusätzlich geplante Funktionalitäten

Wir entwickeln sowohl unsere Software als auch das Online-Formular ständig weiter. Aufgrund der zahlreichen Rückmeldungen aus dem Beta-Test haben wir bereits weitere Verbesserungen ins Auge gefasst. Zukünftig kann direkt aus dem Hauptmenü der Aufruf des Online-Formulars erfolgen, bei dem bereits einige Meta-Daten automatisiert hinterlegt werden, um die Eingabe noch komfortabler zu gestalten.

Ziel ist es, die Erfassung und Bearbeitung zu verbessern und zu optimieren, damit Anfragen schnellstmöglich bearbeitet werden können und notwendige Information direkt hinterlegt werden.

Ihre Vorteile auf einem Blick

  • weniger Nachfragen vom sds Support, da im Optimalfall alle notwendigen Informationen zur Problembehebung vorhanden sind
  • daraus ergibt sich eine schnellere Gesamtbearbeitungszeit
  • Kopie der Anfrage für interne Dokumentation
  • nach erstmaliger Nutzung des Online-Formulars werden die eingegeben Daten wie Name, Firma und E-Mailadresse als Auto-Vervollständigungsvorschlag hinterlegt

 

3. Neue Module "Schnittstellen Immo-Portale":

Der manuelle Aufwand für das Einpflegen zu verkaufender oder zu vermietender Immobilien in die gängigen Immobilien-Portale und die Dokumentation dieser Arbeiten ist enorm. Hier unterstützen die neuen BAU4all - Module "Schnittstelle Immo-Scout" und "Schnittstelle Open-Immo" diese Arbeiten ganz erheblich.
Gerne zeigt Ihnen unser Vertrieb die Möglichkeiten und Abläufe auch in einer kurzen Online-Sitzung.

Die notwendigen Daten (Verkaufseinheiten mit Bildern und Kenngrößen) aus den Objektadressen werden an das Immobilienportal "Immoscout" mit der seitens des Portalbetreibers bereitgestellten "Rest-API-Schnittstelle" übergeben. Die Anbindung der anderen Portale erfolgt über das Standard-Format "Open-Immo".
Hierzu sind die zur Übertragung benötigten Informationen in Form von Zusatzfeldern zu dem Adresstyp einzurichten. Das Einrichten der Zusatzfelder kann, wenn gewünscht, durch den sds-Support übernommen werden. 
Je Adresse wird in einer gesonderten Abfrage markiert, ob und ab welchem Datum diese Objektadresse übertragen werden soll.

Ein Angebot oder eine Online-Vorführung zu diesen Modulen fordern Sie gerne beim sds-Vertrieb an.

 

4. Neues Modul "XRechnung":

Seit dem 27.11.2020 dürfen öffentliche Auftraggeber des Bundes oberhalb einer Bagatellgrenze von 1000,- Euro Rechnungen nur noch in digitaler Form im Format XRechnung entgegennehmen. Alle öffentlichen Auftraggeber (auch Länder / Kommunen)  müssen ebenfalls in der Lage sein, dieses Format anzunehmen und zu verarbeiten. Die verpflichtende Abgabe auf Länder- / Kommunal-Ebene ist je Bundesland eigenständig festgelegt. Details hierzu können Sie gerne bei uns anfordern.

Analoge Rechnungen, reine PDF-Dateien oder Ausdrucke dürfen dann nicht mehr angenommen werden. Damit Sie die Rechnung nicht auf den dafür angebotenen Web-Portalseiten des Auftraggebers manuell erfassen müssen, bieten wir Ihnen unser neues Modul BAU4all-XRechnung als Erweiterung der bestehenden BAU4all-Software-Lizenzen an, mit dessen Hilfe Sie LV-Rechnungen parallel als Ausdruck / PDF-Datei und in dem von öffentlichen Auftraggebern festgelegten XML-Format erzeugen können.  

Ein Angebot über dieses Modul fordern Sie gerne beim sds-Vertrieb an.

 

5. Vorschau auf das nächste Update:

Neuer Editor in Kontakten, LV, Vorschau usw.
Das Erfassen / Ändern von Langtexten wird durch Implementierung eines neuen sds-Editors wesentlich vereinfacht - die Möglichkeiten werden ebenfalls deutlich erweitert (z.B. deutsche Rechtschreibprüfung mit optimiertem Wörterbuch, bessere Tabellen- und Bildbearbeitung, mehr Formatierungsmöglichkeiten usw.).

SMime - Unterstützung von verschlüsseltem E-Mailverkehr
BAU4all unterstützt den SMime-Standard hinsichtlich Verschlüsselung von vertraulichen E-Mails. Für die Implementierung wird je E-Mailadresse ein öffentliches Zertifikat benötigt. Alles andere wird vollautomatisch vom sds-Mailclient und -server erledigt.
D.h., E-Mails an Adressaten, die ebenfalls SMime unterstützen, werden vollautomatisch nur noch verschlüsselt versendet. Die Entschlüsselung eingehender verschlüsselter E-Mails erfolgt ebenfalls automatisch.

Projektplan - Umfangreiche Erweiterung
Versehentliche Änderungen im Projektplan können wieder rückgängig gemacht werden, es wurde ein mehrstufiges Berechtigungssystem für Änderung und Pflege implementiert, Projektplanfilter können mit anderen Benutzern geteilt werden u.v.m.

 


 

okapi4all jetzt auch mit App

Pünktlich zur digitalBAU-Messe hatte unsere Entwicklung die erste okapi-App für die IOS-Betriebssystemumgebung fertig gestellt. Die Android-Version war ja bereits seit einiger Zeit erfolgreich im Einsatz. 

Somit ist es nun möglich, E-Mail´s aus der direkten okapi-Umgebung via Handy zu empfangen, zu verschicken und zu verschlagworten inkl. Projektzuordnung. Wichtig in diesem Zusammenhang ist - es werden keine Daten auf dem PDA / Handy gespeichert. Die bekannten Ordnungskriterien "Neue Nachrichten", "Eingang", "Ausgang", "Entwurf" und  "Versand" finden analog der PC - Umgebung Anwendung. Selbiges gilt für das Sortieren der Ergebnisse nach "Adresse", "Datum", "Mitarbeiter", "Ansprechpartner".

Die Suche nach Adressen und Ansprechpartnern inkl. der direkten Nutzung für ausgehende Telefonate ist ebenfalls umgesetzt. Solche Anrufe können via okapi-App direkt im zentralen System dokumentiert werden.

Somit ist ein weiterer Meilenstein auf dem beschwerlichen Weg der Effizienzsteigerungen erreicht.

            Information und Transparenz auch mobil!

Die 1te Installation auf Handy kann per Scannen QR-Code oder per manuellem Download erfolgen.

Selbstverständlich stehen wir Ihnen gerne für Rückfragen und eine detaillierte Präsentation zur Verfügung.

 


 

Nachlese zur digitalBAU-Messe in Köln

erstmalig wurde die neue Messe digitalBAU in 2020 veranstaltet. Die Messegesellschaft aus München übernahm die Organisation.

Die digitalBAU-Messe wird zukünftig im Zwei-Jahres-Rhythmus durchgeführt und bildet das wohl wichtigste Ereignis im IT-Bereich der deutschen Bauwirtschaft.

Viele Bestandskunden und viele neue Interessenten nutzten die Gelegenheit und informierten sich über die immensen Zeit – Einsparpotentiale, die mit dem Einsatz unserer innovativen, praxiserprobten Software erzielbar sind.

Sowohl wir als Aussteller als auch die Besucher zeigten sich sehr zufrieden vom Ablauf und von der gezeigten Vielfalt auf der Messe.

(Foto: Messe München)

 


 

Nachlese Kundentag in Königswinter

Nachlese zum Kundentag in Königswinter 

vor der Corona-Pandemie veranstalteten wir unser Kundentreffen gemeinsam mit unserem langjährigen Partner, der EDV-Höhne GmbH aus Landau. Die Konferenz  fand in sehr schönen Räumen im Maritim-Hotel in Königswinter statt.

Neben vielen interessanten Vorträgen rund um die BAU4all-Entwicklung stand der Erfahrungsaustausch unserer Anwender untereinander und mit den Mitarbeitern unseres Hauses im Vordergrund.

Das Programm bot in 3 getrennten Vortragsräumen für alle Fachrichtungen informative Einzelveranstaltungen. Die Teilnehmer bestätigten uns ausdrücklich eine äußerst gelungene Veranstaltung. 

Die Unterlagen zu den Vorträgen wurden den Teilnehmern und auch den leider verhinderten Kunden bereits per E-Mail zugestellt. Bei weiterem Interesse an den detaillierteren Informationen sprechen Sie uns gerne an. 


 

sds - Newsletter: Ausblick auf einige der neuen Funktionen im kommenden Update


Erweitertes Wartungsangebot

Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der Software aus dem Hause sds bieten wir eine erweiterte Wartung für Individualentwicklung, Formular- und Layoutanpassungen an. Die Erfahrung der vergangenen Jahre hat deutlich gezeigt, dass ein derartiges Angebot längst überfällig ist.
Diese Wartung beinhaltet die Sicherung der Betriebsbereitschaft der individuellen Anpassung nach Änderungen in der sds-Standard-Software. Zu diesen Änderungen zählen Erweiterungen und Veränderungen in der Datenbankstruktur, die notwendigen Anpassungen resultierend aus den gängigen Microsoft Updates, der Betriebssystemwechsel und die Beibehaltung und Sicherstellung der technischen Sicherheit (z.B. bei der Verschlüsselung der Daten im Übertragungsprotokoll einer Schnittstelle). Individual-Software erfordert stetige Wartung, Pflege und Weiterentwicklung. Die Individualsoftware ist stets auf vorgegebene, spezifische  Verwendungszwecke beim Kunden zugeschnitten und angepasst.
 

Formulare - Automatische Aktualisierung
Druck-, E-Mail-Formulare und -Layouts sind ein zentraler Bestandteil von BAU4all und okapi4all.   
Standard- und kundenspezifische Formulare unterliegen der ständigen Aktualisierung. Die manuelle Installation der aktualisierten Formulare war bisher Aufgabe des Systembetreuers oder des sds-Supports.
Der sds-FormularUpdater ist ein neues Tool, dass diese Arbeit vereinfachen und automatisieren soll.
  
Nach Installation des Tools durch den sds-Support - bitte kontaktieren - genügt ein Klick auf die installierte Verknüpfung. Der Updater zeigt alle neuen Standard- und Kundenformulare an und ermöglicht die automatische Installation ohne weiteren Aufwand.

Kontakte - Suche nach Stichworten in Dokumenten
Die Stichwortsuche in okapi4all wurde wesentlich erweitert. Mit der neuen Version wird die bekannte Stichwortsuche auch in anhängenden Dokumenten durchgeführt, d.h. ein gefundenes Stichwort im Anhang führt zu einem Treffer und der Kontakt nebst Anhang wird als Suchergebnis ausgewiesen.
Gesucht wird i.d.R. wenigstens in Office- und Text- Dateien, es sind aber auch andere Dateitypen einstellbar. Reine Bilddateien wie Bilder oder auch gepackte Dateien werden nicht durchsucht. PDF-Dateien sind auch durchsuchbar, wenn sie über einen PDF-Druck erstellt wurden, oder wenn sie als Text-PDF gespeichert wurden (z.B. bei OCR-Erkennung nach dem Scan). Eingescannte PDFs ohne OCR-Erkennung können nicht durchsucht werden.  
Die Indizierung der Textfragmente aus den Dateianhängen für die Schnellsuche erfolgt mittels Serveragent über Nacht.
Umfangreiche Tests haben ergeben, dass die Stichwortsuche auch über sehr große Dokumentenarchive (mehrere Millionen Dokumente) sehr schnell ist (wenige Sekunden).

Tipp!
Neben dem Langtextfeld im Kontaktfilter steht die Option -Dokumentensuche-. Ist diese angehakt und grau, dann ist die Dokumentensuche bereits konfiguriert und wird automatisch bei jeder Langtextsuche mit einbezogen. Ist die Option nicht angehakt - wurde die Dokumentensuche noch nicht konfiguriert, es wird nur über den Langtext gesucht.
Die Konfiguration der Dokumentensuche wird von Ihrem Systembetreuer oder vom sds-Support gern erledigt.

Neues Splittverfahren
Die bisherige Splittfunktion wurde in der Form erweitert, dass eingehende Generalunternehmer-Leistungsverzeichnisse in Vergabeeinheiten aufgeteilt werden können unter Mitnahme der Hierarchieüberschriften und der Vorbemerkungen aus dem Ursprungs-LV.
Durch diese Erweiterung sind in den neu erzeugten Preisanfrage-Leistungsverzeichnissen die Original-Positionsnummern inkl. der zugehörigen Hierarchiestufen (Herkunft wie z.B. Losüberschrift) sichtbar. Dadurch wird der Aufwand beim Export der Anfragen per GAEB wesentlich verringert.

Die bisherige Splittfunktion „Gruppieren“ wird weiterhin für die Aufgliederung eigener Kalkulationen (Elemente, Raumbücher, Sonderwünsche) in die verwendeten Kostenanteile genutzt.
Die neue Splittfunktion „Kopieren“ dient der Aufgliederung von extern vorgegebenen, großen Generalunternehmer-Leistungsverzeichnissen in die Einzel-Handwerker-LVs.


Wussten Sie schon........?
Mittels Tapi-Treiber kann okapi4all mit Ihrer Telefonanlage verbunden werden.
Vorteil: es wird -wenn gewünscht- automatisch eine Telefonnotiz mit Gesprächspartnerinformationen und Gesprächsdauer  generiert. Diese kann dann um den Gesprächsinhalt erweitert und ergänzt werden.
Ergebnis: vollständige lückenlose Dokumentation.

 

sds - Newsletter: Support-Hotline / neue Telefonanlage

Unsere neue Telefonanlage:

Zwischenzeitlich sind die wesentlichen Arbeiten um die Installation und Betriebsaufnahme der neuen Telefonanlage abgeschlossen. Neben einem neuen Sprachdialogsystem erlaubt die moderne IP-Telefonie (VoIP; englisch: voice over internet protocol) auch die Integration von Mobiltelefonen. Eingehende Telefonate im Support oder Vertrieb werden bei Bedarf sowohl auf dem Festgerät als auch auf dem mobilen Endgerät signalisiert. Durch die direkte Verbindung zwischen okapi4all und der Telefonanlage werden alle eingehenden und ausgehenden Telefonate automatisch zur Protokollierung vorgeschlagen.

Das neue Sprachdialogsystem sichert unseren Kunden eine schnelle und zielgerichtete Hilfe im Bedarfsfall. Mit der Anwahl von 06592 930 110 gelangt der Anrufer zum Sammelanschluss (SAS) der sds-Hotline.
Hier wird er aufgefordert, aus dem dreigeteilten Menü (siehe Grafik) 
1. Anwendersupport,
2. technischer Support
3. Notfall/Systemausfall
die für Ihn passende Kategorie auszuwählen. Mit der Eingabe des entsprechenden Kürzels findet eine Weiterleitung an den zuständigen Mitarbeiter statt. Wir von sds hoffen, die Wartezeiten gegenüber der Anwahl unseres Sekretariats damit deutlich zu verkürzen.

 

 

sds - Newsletter: neue Mitarbeiter bei sds

Unser neuer Auszubildender Sven Weiler


Wir dürfen zum 1. August unseren neuen Auszubildenden recht herzlich im Hause der sds-Unternehmensgruppe begrüßen und Ihnen bereits heute vorstellen.
Der junge Kollege Sven Weiler beginnt seine Ausbildung als IT-Kaufmann für die kommenden drei Jahre.

Jede Ausbildung verläuft in einem dualen System, damit weder die Praxis noch die Theorie zu kurz kommen. Ihre Chancen übernommen zu werden stehen sehr gut, da die sds-Unternehmensgruppe bekanntlich jedem ausgelernten Auszubildenden einen Arbeitsplatz anbietet. Das vorangegangene Fachabitur mit dem ergänzenden Abschluss zum "staatl. gepr. Assistent für Handel und e-Commerce" hat Sven Weiler mit Bravour abgeschlossen. Der Nachwuchs hat im Hause sds einen hohen Stellenwert, deshalb stellen wir stets Ausbildungsplätze für den kaufmännischen und technischen Bereich zur Verfügung. sds  möchte, dass sich die Auszubildenden wohlfühlen - erwartet dennoch, dass sie motiviert und zielstrebig gute Leistungen im Betrieb und in der Berufsschule erbringen.

sds - Newsletter: der Start

Mit dem neuen sds-Newsletter möchten wir unsere Kunden künftig stetig und regelmäßig mit aktuellen Neuigkeiten versorgen!

Dieser wird bauspezifische Informationen, technische Neuerungen und Anwendertipps enthalten. Neben den genannten Themen werden wir auch über Aktuelles im Unternehmen, der Region und besondere Ereignisse berichten. Stets darauf bedacht, unsere Kunden "auf dem Laufenden" zu halten.

Der Newsletter wird zyklisch alle 6 bis 8 Wochen erscheinen. Geplante Themen sind die neue Android okapi-App, der Kundentag im IV. Quartal, Neuigkeiten aus der Entwicklung uvm..

Ein besonderes Anliegen ist es uns, Tipps den Usern anhand zu geben um Ihr eigenes Handling effektiver und zielorientierter zu gestalten.

Zusätzlich möchten wir unseren Kunden/Anwendern, insbesondere deren Administratoren, kontinuierlich aktuelle Informationen vermitteln, die sie beim Umgang mit BAU4all und okapi4all unterstützen. Die Inhalte werden das gesamte Spektrum über Server, Client, Dienste, Installation und Pflege, usw. erläutern und transparent aufzeigen. Selbstverständlich sind Rückfragen und Anregungen stets willkommen.

Der Vertrieb wird Informationen über automatisierte Arbeitsprozesse, erweiterte Schnittstellen  und Neuerungen bei den Modulen publizieren.  Für eine Vielzahl unserer Kunden ist auch die in der Planung befindliche Schnittstelle zu den einschlägigen Immobilien-Portalen von Wichtigkeit - wir werden zeitnah informieren.

Unsere Schulungsabteilung wird über Neuerungen informieren - neben der Aktualisierung der Handbücher ist eine Beschreibung für den Schnelleinstieg geplant.

Das Consulting wird über Optimierungen interner Arbeitsabläufe (z.B. Rechnungsworkflow), Verfahren und Vorgehen aus der Praxis berichten. Diese Tipps sollen unseren Anwendern helfen, die gesamte sds-Suite noch effizienter und nutzbringender einzusetzen. Oftmals entstehen Ideen für organisatorische Abläufe nur durch kontrovers geführte Diskussionen - das Haus sds ist stets dazu bereit.

DSGVO - die neue Datenschutz-Grundverordnung

Am 25.05.2018 trat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-Neu) in Kraft. Die Einführung der DSGVO und des BDSG-Neu hat weitreichenden Einfluss auf die betriebsinterne Datenverarbeitung.

Mit BAU4all und okapi4all sind Sie als unsere Anwender gut gerüstet!

Gerade das Dokumentenarchiv von okapi4all ist aufgrund seiner klaren Struktur ideal, um die Anforderungen der DSGVO mit minimalem Aufwand und hoher Sicherheit zu gewährleisten. Vor allem garantiert okapi4all bei durchgängiger Anwendung die Verfügbarkeit und Unveränderlichkeit des kompletten Unternehmensmailverkehrs. Weiterhin wird die Weiterleitung von E-Mails unveränderlich protokolliert. Nur so können o.g. Anforderungen überhaupt verlässlich erfüllt werden.

Durch die konsequente Verknüpfungsphilosophie von BAU4all / okapi4all würde alleine das Löschen einer Adresse schon die Anonymisierung aller zu dieser Adresse gehörenden Kontakte / Dokumente zur Folge haben.

Das Wichtigste im Überblick:

Art. 13 - Informationspflicht
Hier genügt ein Vorlagekontakt, der entsprechend als E-Mail / Brief zu versenden ist. Die Vorlage kann selbst hinterlegt werden

Art. 15 - Auskunftsrecht
Alle zur Adresse gespeicherten Kontakte (E-Mail, Fax, Anschreiben, Aktennotizen, usw.) können im standardisierten EML-Format exportiert und an den Adressaten zugestellt werden. Dieser kann die EML-Dateien mit allen gängigen E-Mail-Clients einlesen.
Der Export kann aus Datenschutzgründen nur vom Administrator ausgeführt werden.

Art. 17 - Recht auf Löschung
Alle Kontakte zur Adresse können leicht selektiert und zur Löschung markiert werden (Stapelzuweisung). Hierbei muss der Anwender die DSGVO-Randbedingungen beachten (z.B. Aufbewahrungsfristen, etc.). Das Löschen kann dann ebenfalls im Stapel erfolgen.
Die Löschung nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen kann über das okapi-Fristenmanagement (incl. Vertretungsregelung und automatischer Eskalierung) gewährleistet werden.
Nach dem Löschen aller Kontakte wird als letztes die Adresse selbst gelöscht. Hiermit werden auch alle weiteren Daten (Projekte, Aufträge, ...) anonymisiert.
Das Löschen ist im Sinne eines änderungsgeschützten DMS-Systems nur mit Administratorrechten möglich.

Art. 18 - Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Kontakte können per Vergabe von Leserechten sichtgeschützt werden, d.h. sie sind nur noch für den Administrator sichtbar und somit nicht mehr verarbeitbar.

Art. 20 - Recht auf Datenübertragbarkeit
siehe Art. 15 - gleiche Vorgehensweise.


Zusammenfassend sei gesagt, dass gerade das Löschen von Daten auf Anforderung aufgrund der Vielzahl an vorgesehenen Ausnahmen (Aufbewahrungsfristen, Gewährleistungsfristen, Rechtsfälle, ...) aus heutiger Sicht nicht vollständig automatisiert werden kann. Hier ist immer die Entscheidung des Verantwortlichen Voraussetzung für die Löschung. okapi4all kann lediglich im Rahmen seines ausgefeilten Fristenmanagements für eine verlässliche Erledigung sorgen. Sollten zukünftige Ausführungsrichtlinien zur DSGVO die Automatisierung ermöglichen wird sds entsprechende Möglichkeiten in zukünftigen Programmversionen schaffen.


Wir empfehlen einen gemeinsamen Termin mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, um die nötigen Prozesse zur DSGVO und die Realisierung der Anforderungen, abgestimmt auf Ihr Unternehmen, zu besprechen und zu verabschieden:

Umgang mit individuellen Zusatzfeldern des Kunden und dessen Inhalt muss abgestimmt werden
was ist mit Datensicherungen, die vom Kunden durchgeführt werden - wie ist damit umzugehen
wie ist mit verteilten Datenbeständen - z.B. durch Synchronisation - umzugehen
wie sind die notwendigen Verfahrensschritte sicherzustellen (wer macht - wann - was) - Definition von Eskalationsstufen, Wiedervorlagen usw.
gemeinsame Abstimmung einer verbindlichen Verfahrensbeschreibung

Sind die Vorgehensweisen endgültig abgestimmt, schließt sich sinnvollerweise eine sds-Schulung für die handelnden Anwender an.

Gerne erhalten Sie weitere Auskünfte von sds, melden Sie sich hierfür bitte bei Herrn Junemann oder Herrn Rudolf Schmitz.

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