Aktuelles

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Neues Jahr – neue Gesetze

Seit Januar 2015 gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Zum 1. Januar 2017 endete die Übergangsfrist, wodurch Unternehmer nun endgültig in der Pflicht stehen zu handeln.
Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet (dazu gehört auch der Versand per E-Mail), müssen die Vorgaben der GoBD beachtet und umgesetzt werden.

Anderenfalls - so prognostizieren Wirtschaftsprüfer - müssen die betroffenen Unternehmen mit empfindlichen Strafen bei Verstößen und schwerwiegenden Folgen rechnen.
Mehr Klarheit durch konkretere Vorschriften – die GoBD enthält mehr Vorschriften, welche die Behandlung von buchungsrelevanten Daten und Dokumenten betreffen.


Das ändert sich:

Zu den wesentlichen Änderungen gehört, dass Buchungen von Eingangsrechnungen innerhalb von acht bis zehn Tagen durchgeführt werden müssen!
Weiterhin muss die Unveränderbarkeit bei der elektronischen Archivierung sichergestellt werden (Schutzeinstellungen in okapi).

"Eine einfache Ablage im Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht mehr."

Unternehmen, welche nicht ausschließlich mit Papierdokumenten arbeiten, benötigen ein elektronisches Archiv, dass die Anforderungen der GoBD erfüllt.
Die Dokumente müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Außerdem legt die GoBD fest, dass alle steuerlich relevanten Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen (Ausnahme bei Papierdokumenten, diese dürfen gescannt werden und ersetzen das Original). Rechnungen, welche allerdings digital z.B. per E-Mail empfangen werden, müssen auch in diesem Format aufbewahrt werden. Ein Ausdruck einer PDF-Rechnung hat seit 2015 keinen Rechtsbestand mehr.

sds - okapi ist bestens für die Umsetzung dieser Anforderungen geeignet. Sprechen Sie uns bei Fragen gerne an.


Nachlese zur Ausstellung auf der BAU-Messe in München

auch auf der in diesem Jahr stattgefundenen BAU-2017, der Weltleitmesse für Architektur, Materialien und Systeme rund um den Bau stellten wir unsere professionelle Softwareprodukte BAU4all und okapi4all aus.

Die BAU-2017 fand vom 16. bis zum 21. Januar 2017 in München auf dem neuen Messegelände statt.

Die BAU-Messe wird im Zwei-Jahres-Rhythmus durchgeführt und bildet das wichtigste Ereignis der europäischen Bauwirtschaft.

Viele Bestandskunden und viele neue Interessenten nutzten die Gelegenheit und informierten sich über die immensen Zeit – Einsparpotentiale, die mit dem Einsatz unserer innovativen, praxiserprobten Software erzielbar sind.


Mobiles Arbeiten

Ist das Home Office der Arbeitsplatz der Zukunft oder nur ein Randphänomen? Diese Frage kann so pauschal wohl nicht beantwortet werden. Fest steht nur: Gerade in der Baubranche sind Flexibilität und Effizienz der eingesetzten EDV-Lösungen ein echter Wettbewerbsvorteil.

Daher unterstützt BAU4all Sie unabhängig von Ihrem physischen Standort und je nach Ihrer Unternehmensphilosophie. Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen einem vollwertigen, mobilen Zugriff auf BAU4all und dem Abgleich mit Smartphone, PDA oder Handy.

Mobiler Zugriff auf BAU4all

Der Mobile Zugriff auf BAU4all ist mit nahezu allen Endgeräten möglich (PC, Notebook, Tablet, Smartphone). Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein Microsoft-Betriebssystem einsetzten oder auf Android, bzw. iOS/OS X zurückgreifen. Einzige Bedingung: eine ausreichend schnelle Internetverbindung (mindestens UMTS). Aufgrund der kleinen Displays sind Smartphones nur bedingt für diesen Zugriff geeignet.

Der mobile Zugriff ist ein vollwertiger Zugriff. Sie arbeiten also auf der selben Oberfläche wie im Büro und können die selben Funktionen nutzen. Bei einer ausreichenden Internetgeschwindigkeit werden Sie, als Nutzer, keinen Unterschied zum Büro feststellen können.

Smartphone-Abgleich

Sie sind unterwegs, die Güte der Internetverbindung schwankt im Minutentakt und der Akkustand Ihres Smartphones neigt sich langsam, aber sicher, dem Ende zu. Das sind die Randbedingungen, die in der Realität leider viel zu häufig anzutreffen sind.

BAU4all stellt dennoch sicher, dass der Terminkalender Ihres Smartphones, ohne eigenes Zutun, ständig auf dem neuesten Stand ist. Stellen Sie sich vor, das Sekretariat verschiebt Ihren Nachmittagstermin, auf Wunsch des Kunden, um eine halbe Stunde. Ohne spezielle Anwendungen öffnen zu müssen wird dieser Termin automatisch synchronisiert und ändert sich in ihrem Smartphone-Terminkalender. Über das Smartphone vorgenommene Änderungen werden selbstverständlich auch unverzüglich mit BAU4all synchronisiert und im BAU4all-Terminkalender entsprechend geändert.

Mit Adressen verhält es sich genauso. Ob ein Kunde umgezogen ist oder ein neuer Ansprechpartner hinzugekommen ist, Sie können sich darauf verlassen, dass die Kontakte in Ihrem Smartphone automatisch angepasst werden - auch wenn Sie unterwegs sind. Über das Mobilgerät getätigte Änderungen, werden automatisch in den Adressbestand Ihres Unternehmens übernommen.

Aufgrund des zunehmend vorangetriebenen Netzausbaus unterstützen wir Sie mit BAU4all darin, zunehmend unabhängig von dem Standort Ihres Bürogebäudes agieren zu können. Damit sind Sie dem Mitbewerb immer einen Schritt voraus.